С какой проблемой столкнулись
Ранее в компании был выстроен процесс, основанный на связке Google Meet и сервиса транскрибации MyMeet. Встречи записывались, а затем их расшифровки автоматически переносились в CRM-систему Битрикс24 для дальнейшей работы. После замедления работы Google Meet в России потребовалось найти альтернативу, которая бы позволила сохранить и улучшить существующий процесс.
Основным кандидатом стал встроенный сервис видеоконференций в Битрикс24. Однако стандартный функционал имел существенное ограничение: записи встреч сохранялись только на локальный компьютер сотрудника и не были связаны с CRM. Это делало невозможным создание единой автоматизированной системы, так как файлы были разрознены и недоступны для централизованной обработки. Необходимо было найти способ «подружить» локальные записи с облачной CRM Битрикс24 и полностью автоматизировать весь цикл – от записи до аналиа.
Как мы автоматизировали запись и анализ встреч с помощью Битрикс24
Мы разработали комплексное решение, которое превратило стандартный инструмент видеоконференций Битрикс24 в мощную систему сбора и анализа данных. Основой послужило десктопное приложение Битрикс24, использование которого является обязательным условием для записи звонков.
Нами был настроен следующий автоматизированный процесс:
- Менеджер проводит онлайн-встречу с клиентом и записывает её с помощью десктопного приложения Битрикс24.
- Приложение автоматически сохраняет видеофайл в специальную папку на «Моём диске» сотрудника, которая синхронизируется с облачным хранилищем Битрикс24.
- Написанное нами приложение отслеживает появление новых видеофайлов в облаке. Как только запись загружается, система автоматически «подхватывает» её и отправляет в сервис транскрибации MyMeet для преобразования речи в текст.
- Готовая расшифровка возвращается в Битрикс24 и сохраняется в элемент смарт-процесса, привязанный к карточке клиента. В нём содержится полный текст диалога с разделением по ролям.
- Чтобы не занимать дорогое дисковое пространство, исходный видеофайл автоматически удаляется через неделю, так как для дальнейшей работы и аналитики ценность представляет именно текст.
Таким образом, мы создали полностью бесшовный и автономный процесс, который не требует от сотрудников никаких ручных действий, кроме нажатия кнопки «Запись» в начале встречи.
Что получили в результате автоматизации
Внедренное решение не просто закрыло потребность в инструменте для видеозвонков, но и предоставило компании новые возможности для роста, повышения эффективности и контроля качества.
Экономия времени и ресурсов. Главным результатом стала колоссальная экономия времени для сотрудников. Теперь им не нужно тратить по 15–20 минут после каждой встречи на составление резюме и отправку follow-up писем. Система позволяет генерировать краткую выжимку из диалога по нажатию одной кнопки. При 4 –5 встречах в день у одного менеджера экономия может достигать нескольких часов рабочего времени. Кроме того, решение оказалось крайне выгодным: оно работает на всех, даже на базовых тарифах Битрикс24, и требует минимальных затрат на недорогой сервис транскрибации.
Полная и доступная история общения. Вся история коммуникаций с клиентом теперь хранится в текстовом виде в его карточке в CRM. Это решает проблему разногласий и забытых договоренностей – всегда можно вернуться к первоисточнику. Ключевым преимуществом стал полнотекстовый поиск по всем диалогам. Если нужно вспомнить, обсуждалась ли интеграция с 1С, достаточно ввести ключевое слово в поиске и мгновенно найти все упоминания, что невозможно при работе с видеоархивом.
Новые инструменты для маркетинга и контроля качества. Транскрипты стали источником ценных инсайтов для отдела маркетинга. Анализ диалогов позволяет выявлять реальные «боли» и потребности клиентов, чтобы формировать релевантные предложения и готовить полезный контент без проведения дорогостоящих исследований. Для отдела контроля качества система стала незаменимым помощником. Она позволяет не только проверять соблюдение скриптов, но и автоматически анализировать эмоциональную окраску беседы. Если система фиксирует негативные эмоции и ставит встрече низкую оценку, руководитель отдела продаж мгновенно получает уведомление и может оперативно отреагировать на ситуацию.
Компания Соль — один из лучших интеграторов CRM и платиновый партнер Битрикс24. Мы внедрили и сопровождаем более 600 проектов в разных отраслях: торговля, строительство, логистика, IT, девелопмент и другие. Настраиваем CRM, автоматизируем процессы, интегрируем с 1С, обучили уже тысячи сотрудников работе в Битрикс24!
На этом сайте мы делимся кейсами, инструкциями и экспертизой по внедрению и развитию Битрикс24. Всё основано на реальном опыте команды Соль. Если вы хотите увидеть, как это работает на практике — запишитесь на бесплатную экскурсию по уже настроенному порталу Битрикс24.
