О клиенте и контексте задачи
К Соль обратилась некоммерческая организация, работающая в сфере защиты животных. Команда занимается спасением, лечением, реабилитацией и пристройством бездомных собак и кошек, а также ведёт просветительскую деятельность и взаимодействует с благотворителями. В штате — до пятнадцати сотрудников, при этом значительная часть работы связана с постоянным обновлением информации и координацией действий.
На момент начала проекта ключевые процессы велись вручную. Данные о подопечных хранились на бумаге, документы были распределены по разным носителям, а информация о пожертвованиях и контактах не имела единой структуры.
С какими проблемами пришёл клиент
Главной задачей стало отсутствие централизованной системы управления информацией. Это проявлялось сразу в нескольких аспектах.
- Информация о подопечных животных находилась в бумажных карточках, из-за чего было сложно оперативно понять текущее состояние конкретного животного.
- Работы по уходу и ветеринарии не имели чёткой структуры: задачи ставились нерегулярно, а контроль их выполнения зависел от ручных напоминаний.
- Контакты людей и организаций, которые вносят пожертвования, не были собраны в единую базу, что ограничивало возможности системного взаимодействия.
- Отдельной проблемой стало отсутствие общего пространства для хранения документов, регламентов и инструкций.
Как за 5 минут в день видеть все задачи и эффективность ваших сотрудников?
Забирай полезный гайд для собственников
ТУТ
Как Соль подошла к решению задачи
Для проекта мы выбрали стандартные инструменты Битрикс24 без кастомной разработки. Такой подход позволил создать стабильную и понятную систему, которую команда НКО может использовать и развивать самостоятельно.
Настройка базы контактов благотворителей
Для учёта людей и организаций, вносящих пожертвования, мы использовали раздел «Контакты» Битрикс24. Были добавлены пользовательские поля, позволяющие фиксировать значимую информацию и быстро фильтровать базу. Это дало НКО единое рабочее пространство для взаимодействия с благотворителями.
Учёт подопечных животных через смарт-процессы
Ключевым элементом решения стала настройка смарт-процессов под задачи приюта. Интегратор Соль реализовал два взаимосвязанных процесса.
- Первый — карточка подопечного животного. В ней хранится вся информация о собаке или кошке: кличка, возраст, дата поступления, параметры, навыки, сведения о чипе, назначениях и другие данные, необходимые для ежедневной работы. Карточка стала центральной точкой учёта и контроля.
- Второй — ветеринария. Этот смарт-процесс используется для постановки и контроля задач по уходу и медицинским процедурам. Были выделены типовые задачи: вакцинация, чипирование, обработки и другие регулярные действия. В зависимости от типа задачи она автоматически назначается ответственному сотруднику.
- Смарт-процессы связаны между собой. После выполнения задачи информация в карточке подопечного обновляется автоматически, например фиксируется дата последней обработки, что исключает ручное дублирование данных.
Организация единого хранилища документов
Для каждого подопечного в группе «Подопечные» автоматически создаётся отдельная папка на диске Битрикс24. В ней хранятся все связанные документы: назначения, заключения и файлы. Документы всегда доступны из карточки животного и не теряются со временем.
Результаты внедрения Битрикс24
После настройки системы процессы работы с подопечными животными и контактами стали прозрачными и управляемыми. Сотрудники получили единое пространство с актуальной информацией, а руководству стало проще контролировать текущие задачи.
Сократилось время на выполнение рутинных операций и поиск данных. Работа с подопечными приобрела чёткую структуру, а контроль задач стал предсказуемым. Появилась возможность системно выстраивать взаимодействие с базой благотворителей.
Дополнительным преимуществом стала мобильность. В мобильном приложении Битрикс24 сотрудники могут отмечать выполненные задачи и получать актуальную информацию прямо в процессе работы.
Итог
В рамках проекта интегратор Соль выстроил устойчивую систему автоматизации на базе Битрикс24, которая поддерживает работу НКО по защите животных и не усложняет её процессы. CRM стала единым центром учёта подопечных животных, задач, документов и контактов, сохранив простоту и удобство для команды.
Если вам нужна автоматизация процессов с помощью Битрикс24, вы хотите записаться на экскурсию по уже настроенной CRM или получить консультацию, специалисты компании Соль помогут подобрать и реализовать решение под задачи вашей организации.
