Шаблоны задач в Битрикс24: как ставить задачи быстрее и не тратить время на рутину

Длительность видео: 07:39

11 урок из 57

Если в компании одни и те же задачи возникают регулярно — ежемесячные отчёты, приём сотрудников, типовые заявки — нет смысла каждый раз заполнять описание, назначать исполнителей и считать сроки вручную. Ниже — разбор инструмента шаблонов задач в Битрикс24, который снимает эту рутину. Пошаговую настройку смотрите в видеоуроке выше, а здесь — обзор возможностей и советы по применению.

Два способа ускорить постановку задач

В Битрикс24 задачи можно ставить быстрее двумя путями:

• Автоматический способ — задача создаётся как часть бизнес-процесса. Структура, содержание, крайние сроки и исполнители формируются автоматически самим процессом. Подробнее об этом — в отдельном уроке курса, посвящённом автоматизации.
• Ручной способ — постановка задачи по заранее подготовленному шаблону. Вы один раз описываете типовую задачу, а затем создаёте новые задачи на основе этого шаблона в несколько кликов.

Оба подхода решают одну проблему: убрать повторяющуюся ручную работу при постановке задач.

Что такое шаблон задачи и что в него входит

Шаблон задачи — это заготовка, в которой заранее заполнены все нужные поля: описание, исполнитель, параметры, чек-листы и прикреплённые файлы.

Относительные сроки

Важное отличие шаблона от обычной задачи — крайний срок задаётся в относительных днях от момента создания. Например, если указать «1 день», то при создании задачи по шаблону дедлайн автоматически встанет на следующий день. Не нужно каждый раз считать и выставлять дату вручную.

Доступ для коллег

Шаблон можно создать не только для себя. Битрикс24 позволяет указать, кто из сотрудников может пользоваться шаблоном. Есть два уровня доступа:

• Полный доступ — сотрудник может редактировать сам шаблон.
• Доступ на создание — сотрудник может создавать задачи по шаблону, но не менять его.

Совет: если в отделе несколько человек ставят однотипные задачи, создайте общий шаблон с полным описанием и чек-листом. Это стандартизирует работу и исключит ситуации, когда кто-то забыл важный пункт.

Шаблоны с подзадачами

Шаблон может включать не одну задачу, а целую структуру: головную задачу и набор подзадач. При создании задачи по такому шаблону все подзадачи ставятся автоматически — каждая со своим описанием, сроками, исполнителями и чек-листами.

Когда это особенно полезно

Типичный пример: приём нового сотрудника на работу. Головная задача — «Оформить сотрудника», а подзадачи распределяются по отделам:

• Бухгалтерия — оформление документов
• Отдел персонала — подготовка рабочего места, знакомство с коллективом
• IT-служба — настройка учётных записей, выдача оборудования

Один шаблон — и вся цепочка задач с чек-листами ставится за секунды. Не нужно вспоминать, кому что назначить.

Важно: для корректного отображения структуры «головная задача — подзадачи» в списке задач включите группировку задач с подзадачами в параметрах отображения.

Регулярные задачи

Если задача должна повторяться по расписанию — например, ежемесячный отчёт — в Битрикс24 можно сделать её регулярной.

При настройке вы указываете периодичность: скажем, каждое первое число каждого месяца в 9:00. После этого Битрикс24 сам будет ставить новую задачу в назначенное время. Не открывать старую, не создавать сразу сотню копий впрок — а именно ставить одну новую задачу по расписанию.

Как это работает изнутри

Когда вы делаете задачу регулярной, Битрикс24 автоматически создаёт шаблон этой задачи и сохраняет в нём настройку повторяемости. В самой задаче отображается, что она регулярная, указано расписание и ссылка на шаблон.

Как отключить регулярность

Если задача больше не нужна как регулярная, есть два варианта:

• Отредактировать шаблон задачи и убрать признак регулярности.
• Приостановить повторение непосредственно в самой задаче.

В обоих случаях задача перестанет автоматически ставиться по расписанию.

Совет: регулярные задачи удобны для контроля периодических процессов — ежемесячная отчётность, еженедельные планёрки, ежеквартальная инвентаризация. Один раз настроили — и процесс не забудется.

Итог урока

• Шаблоны задач избавляют от повторного заполнения одних и тех же полей при постановке типовых задач.
• Сроки в шаблонах считаются автоматически — в относительных днях от момента создания задачи.
• Шаблоны можно расшарить коллегам с разными уровнями доступа.
• Шаблоны с подзадачами позволяют ставить целую цепочку задач одним действием — удобно для сложных процессов вроде приёма сотрудника.
• Регулярные задачи ставятся автоматически по расписанию, и их можно в любой момент приостановить или отключить.

Как это настроить пошагово — смотрите в видеоуроке выше.