Автоматизированные рабочие места в Битрикс24: как работают смарт-процессы

Новый сотрудник выходит на работу — и начинается хаос: кто-то забыл поставить задачу, кто-то не отправил документы, руководитель не в курсе, на каком этапе адаптация. Знакомо? Ниже — разбор того, как смарт-процессы Битрикс24 превращают этот хаос в управляемую систему с автоматическими задачами, контролем сроков и прозрачностью для всех участников. Пошаговую настройку смотрите в видеоуроке выше, а здесь — обзор возможностей и советы по применению.

Что такое смарт-процессы и зачем они бизнесу

В CRM Битрикс24 есть раздел, о котором знают не все, — смарт-процессы. Это инструмент, который позволяет создавать не просто новые сущности в CRM, а целые выделенные рабочие места под конкретную роль или задачу в компании.

В отличие от стандартных сделок и лидов, смарт-процесс — это чистый лист. Вы сами определяете, какие этапы проходит элемент, какие поля нужны в карточке, какая автоматизация запускается на каждом шаге. Это даёт возможность строить процессы, которые к продажам не имеют отношения: адаптация сотрудников, согласование договоров, стажировка, внутренние заявки — что угодно.

Ключевое преимущество: вы получаете весь функционал CRM-карточки — задачи, чаты, календарь, канбан, аналитику — но под свой конкретный бизнес-процесс.

Адаптация сотрудников: пример автоматизированного рабочего места

Рассмотрим на практическом примере. Компания хочет систематизировать процесс адаптации новых сотрудников. Сейчас всё держится на памяти HR и руководителя: кто-то помнит, что нужно дать доступ к базе знаний, кто-то забывает про курсы на третьей неделе.

Смарт-процесс «Адаптация сотрудников» решает эту задачу. Когда новый сотрудник выходит на работу, HR создаёт карточку, выбирает сотрудника — и дальше система сама ведёт процесс: ставит задачи, переключает этапы, уведомляет участников.

Воронки и этапы: разные маршруты для разных ролей

У сотрудников на разных должностях — разная адаптация. Менеджер по продажам вкатывается за месяц, специалист внедрения — за два-три. Для этого в смарт-процессе используются воронки — отдельные маршруты с уникальными этапами.

Типичный пример воронки адаптации в отделе продаж:

• Неделя 1 — ознакомление с правилами, доступ к базе знаний
• Недели 2–4 — прохождение обучающих курсов
• Месяцы 2–3 — работа под наблюдением, практические задачи
• Финал — испытательный срок пройден или не пройден (с указанием причины)

Каждая воронка может иметь собственный набор стадий и автоматизации. А если сотрудник переходит из одного подразделения в другое — например, из стажёров в отдел поддержки — можно настроить переход между воронками. Руководитель принимает решение о переводе, и система автоматически переключает сотрудника на новый маршрут адаптации с другими этапами и задачами.

Карточка сотрудника: что настроить

Карточка элемента смарт-процесса — это рабочее пространство, где хранится вся информация об адаптации. Обязательное поле — привязка к сотруднику компании.

Также есть системное поле «Ответственный» — по умолчанию это тот, кто создал карточку, но можно назначить руководителя.

Карточку можно настроить по блокам: убрать лишние поля, добавить нужные (должность, подразделение, дата выхода). Интерфейс гибкий — каждый видит только то, что нужно для работы.

Совет: продумайте заранее, какие поля нужно заполнить при запуске процесса. От этого зависит, сможет ли элемент корректно перемещаться по стадиям и запускать автоматизацию.

Роботы и автоматические задачи: как это работает

Главная сила смарт-процесса — роботы, которые выполняют действия на каждом этапе без участия человека.

Автоматическая постановка задач

Когда сотрудник попадает на определённый этап, робот автоматически ставит ему задачу. Например, на этапе «Неделя 1» — задача «Ознакомиться с правилами компании» с крайним сроком через 5 рабочих дней. В задаче можно сразу прописать чек-лист: пройдена ли база знаний, подписаны ли локальные нормативные акты, просмотрены ли обучающие материалы.

Исполнителем задачи назначается сам сотрудник (через поле «Сотрудник» в карточке), а постановщиком — ответственный за элемент (HR или руководитель).

Автоматическая смена стадий по срокам

Робот может менять стадию автоматически — по истечении заданного времени, независимо от того, закрыта задача или нет. Например: через 5 рабочих дней стадия переключается с «Неделя 1» на «Недели 2–4», и сотруднику ставится следующая задача — пройти обучающие курсы за 15 рабочих дней.

Такой подход исключает ситуацию, когда процесс «зависает» из-за чьей-то забывчивости. Адаптация идёт по графику, и все участники видят текущий статус.

Важно: при настройке сроков в роботах учитывайте рабочее время сотрудников. Битрикс24 умеет считать именно рабочие дни, а не календарные — это критично для корректной автоматизации.

Наглядность и контроль: канбан, встречи, чаты

Канбан и настройка карточек просмотра

На канбан-доске видно, на каком этапе находится каждый сотрудник. Карточку просмотра можно настроить — вынести нужные поля (должность, подразделение, дата), убрать лишнее. Это даёт HR и руководителям мгновенную картину: сколько людей на адаптации, кто на каком шаге, где возможны проблемы.

Встречи и календарь

Прямо из карточки адаптации можно запланировать встречу с сотрудником. Например, обсуждение итогов первой недели в пятницу в 15:00. Событие попадает в календарь, сотрудник получает уведомление — ничего не теряется.

Чат внутри карточки

К любому элементу смарт-процесса можно подключить чат. В нём участвуют HR, руководитель и сам сотрудник. Обсуждение привязано к конкретной карточке — вся переписка хранится в контексте процесса, а не теряется в личных сообщениях.

Совет: используйте чат в карточке вместо личной переписки. Так вся коммуникация по адаптации конкретного сотрудника остаётся в одном месте и доступна всем участникам.

Смарт-процессы за пределами адаптации

Адаптация — лишь один из примеров. Смарт-процессы подходят для любого бизнес-процесса, где есть этапы и участники.

Согласование договоров — ещё один распространённый сценарий. Договор проходит через руководителя, юриста, при необходимости возвращается на доработку. На каждом этапе ставятся задачи, прикладываются документы, идёт обсуждение в чате карточки. Ничего не теряется, процесс прозрачен для всех участников.

Принцип один: вы берёте повторяющийся процесс в компании, раскладываете его на этапы, определяете автоматические действия на каждом шаге — и строите рабочее место, которое ведёт участников за руку.

Итог урока

Смарт-процессы Битрикс24 позволяют создавать автоматизированные рабочие места под любой бизнес-процесс — от адаптации сотрудников до согласования договоров. Воронки дают возможность настроить разные маршруты для разных ролей и подразделений, включая переходы между воронками.

Роботы автоматически ставят задачи и переключают стадии по срокам — процесс не зависает из-за человеческого фактора.

Канбан, чаты и встречи в карточке обеспечивают прозрачность и контроль для всех участников процесса.

Вся информация накапливается в карточках — ничего не теряется, всё под рукой.