Сейчас многие крупные компании столкнулись с тем, что используют программное обеспечение, которое невозможно обновлять и поддерживать, а технологии, которые были актуальны 20 или даже 5 лет назад уже не решают современных задач и вызовов бизнеса. Наш клиент столкнулся с этой проблемой и обратился к нам в поисках её решения.
Этот кейс про систематизацию, автоматизацию и адаптацию. Скучно? Не думаем. Полезно? 100%! Рассказываем, как мы прошли с клиентом путь от переезда с самописной системы электронного документооборота (СЭД) в коробочный Битрикс24 и создали удобный ландшафт для работы сотрудников, сократив их трудозатраты и повысив эффективность всех задействованных подразделений клиента.
Краткая справка о клиенте
ООО «СК Северная Гавань» с 2013 года занимается судостроением и судоремонтными работами, обслуживанием и ремонтом буровых установок, строительством гидротехнических сооружений, подводных переходов нефте-газопроводов и кабельных трасс, а также работает в секторе эксплуатации флота России. Компания базируется в Санкт-Петербурге. Годовой оборот предприятия: 27+ млрд. руб.
Количество сотрудников, использующих Битрикс24: около 100 человек.
Немного предыстории
Изначально процессы внутреннего документооборота клиента были реализованы в самописной СЭД (системе электронного документооборота) на базе Microsoft Access. Однако, эта система оказалась не достаточно удобной в использовании, поскольку:
- не имела мобильной версии, необходимой для сотрудников, которые не находятся на рабочем месте постоянно, но от них требуется оперативное подтверждение договоров и согласование счетов;
- не обеспечивала возможности предпросмотра и удобной загрузки файлов. Процесс загрузки файла в СЭД требовал длинной последовательности действий и занимал время: чтобы загрузить файл, нужно было скачать его на личный компьютер, затем зайти на удаленный рабочий стол, перенести этот файл туда и затем уже прикрепить его к нужному реестру.
- В качестве решения, которое удовлетворило бы потребности компании, была выбрана система Битрикс24, которую команда клиента установила самостоятельно, развернула облачный портал и зарегистрировала в нём всех пользователей.
Следующим шагом была предпринята попытка самим наладить процесс согласования договоров и использовать портал как корпоративный чат. Но что-то пошло не так, и клиенту потребовалась помощь профильных специалистов.
Первое взаимодействие с «Солью»
В «Соль» компания обратилась в марте 2024 года за услугой сопровождения, в рамках которой нашей первой задачей стало развёртывание коробочного портала и перенос в него всех пользователей из облачной версии.
С первой частью задачи команда клиента справилась практически самостоятельно, но с помощью консультаций от технических специалистов «Соли». Мы же полностью перенесли данные пользователей из облачной версии, которую клиент на первое время сохранил активной в качестве архива.
Цели и задачи проекта
Далее специалистам «Соли» предстояла большая работа по решению целого списка задач и созданию комфортной рабочей площадки для оперативного взаимодействия между сотрудниками клиента:
- Реализовать перенос реестров из СЭД в Битрикс24, а также повысить скорость и эффективность работы с ними. Каждый реестр требовалось настроить таким образом, чтобы менеджеры не забывали вносить важные данные, а процесс отрабатывал максимально быстро на всех задействованных сотрудников.
- Реализовать в Битрикс24 процессы согласования договоров и счетов, ведения реестров и ведения корреспонденции.
- Увеличить скорость обработки заявок, отправленных на согласование.
- Обеспечить удобство работы для сотрудников и повысить их эффективность.
Этапы реализации
Этап 1. Внедрили процесс согласования договоров
Первый этап работы мы начали с выгрузки данных из СЭД. Параллельно с этим мы изучили техническое задание, которое получили от клиента и, исходя из его требований, подобрали решение – внедрить смарт-процессы со статусами. В рамках этого этапа мы:
- проработали карточки, статусы, задания;
- подобрали на «1С-Битрикс24 Маркетплейс» решение, которое позволяет выводить задания бизнес-процессов в карточки смарт-процесса;
- проработали уведомления, которые должны приходить сотрудникам на каждом этапе;
- осуществили демонстрацию первоначального результата; провели обучение сотрудников;
- передали настроенную систему клиенту для тестирования.
В настоящее время мы продолжаем дорабатывать процесс согласования договоров – модифицируем его и вносим необходимые правки.
Этап 2. Реализовали блок согласования счетов как элемент процесса согласования закупок
Ранее сотрудники клиента согласовывали счета в СЭД. Процесс закупок оказался очень сложным, и нам потребовалось время, чтобы разобраться в его механике и совместно с клиентом сформировать техническое задание.
Первоначально у нас возникла идея разработать под весь процесс закупок отдельный модуль, но от неё мы впоследствии отказались и остановили свой выбор на уже готовом решении Битрикс24 – внедрении смарт-процесса для процесса согласования счетов.
По окончании работ мы провели презентацию по работе с новым сервисом для сотрудников.
В настоящий момент мы продолжаем «доводить до ума» процессы согласования счетов и договоров на основании запросов пользователей (добавить необходимые поля, убрать уведомления и прочее), чтобы сделать их работу в системе максимально комфортной.
Этап 3. Разработали реестры для регистрации отправлений бумажной почты и для обработки входящих / исходящих email-сообщений
На портале работает более пяти юридических лиц клиента, каждое из которых имеет свой официальный почтовый ящик, куда приходят письма, которые регистрирует менеджер и прорабатывает ответ на него. Поскольку это сложный и многоступенчатый процесс, занимающий много времени, мы предложили организовать работу через смарт-процессы и тем самым автоматизировать работу с корреспонденцией.
В рамках этого этапа работ мы создали в Битрикс24 три смарт-процесса: почтовые реестры, реестры входящих писем, реестр исходящих писем.
Для регистрации email-сообщений в смарт-процессе был реализован абсолютно новый модуль, который позволяет распарсить письмо на составляющие в смарт-процессе, то есть автоматически заполнить все поля, какие мы можем взять из письма, в том числе и вложения. В процессах также была учтена возможность согласования готового ответа на входящее письмо.
Для сотрудников мы провели обучающую сессию, в рамках которой организовали сбор и анализ обратной связи от пользователей. На основе полученных откликов мы произвели необходимые доработки.
Финальным шагом в рамках этого этапа мы загрузли в Битрикс24 реестры за 2024 год.
Этап 4. Выгрузили реестры договоров
Четвёртым этапом нам предстояло выгрузить большой объём данных из СЭД – более 4000 элементов со всеми вложениями – и загрузить их в Битрикс24. Чтобы выполнить такую задачу, нам потребовалось написать отдельный модуль.
Перенос данных прошёл успешно и новая система стала доступна для пользователей.
На каждом этапе работ мы проводили обучение сотрудников с помощью демонстрации функционала Битрикс24, записанных видеоуроков и их размещения в ленте новостей. Клиент и сейчас продолжает собирать базу знаний с уроками.
И ещё о проблемах, которые мы решили для клиента
Не было возможности оперативно оповещать сотрудников о необходимости срочно согласовать документы
Ранее клиент сталкивался с такой проблемой: руководители проектов, главный бухгалтер и главный инженер не могли оперативно отвечать на запросы, и они висели по 2-3 рабочих дня. Было много ошибок при заведении элементов в реестры.
Мы перенесли реестры в Битрикс24 и в результате достигли того, что с помощью задания бизнес-процессов сотрудники получают и уведомления в десктопной версии, и пуш-уведомления в мобильной версии. Все ссылки ведут напрямую в задания, где отображается вся информация, необходимая для принятия решения.
Не было системы для ведения и учёта различных наборов данных в смежных подразделениях
Параллельно задачам по ведению реестров к нам обращались смежные подразделения – служба главного механика и водолазная служба. Для них мы реализовали цифровые рабочие места со своим набором смарт-процессов.
Для водолазной службы было важно вести реестр оборудования – фиксировать само оборудование и его гарантийные сроки – и реестр комплектующих к нему.
Для службы главного механика был реализован целый ряд смарт-процессов:
- учёт техники;
- учёт водителей, в том числе их паспортных данных и их статус;
- учёт топливных и диагностических карт;
- учёт СТС и ПТС;
- ведение истории аренды техники;
- учёт ОСАГО.
Также были созданы другие специфические реестры для этого направления.
Направление службы главного механика тесно взаимодействует с договорным отделом. Техника является объектами аренды и лизинга. Мы настроили связи между элементами договоров и элементами техники в службе главного механика.
Также мы общались со службой охраны труда клиента. В потенциальной перспективе перед нами может быть поставлена задача реализации кадрового электронного документооборота.
Технические особенности проекта
В ходе реализации проекта:
- Настроены роботы-триггеры, умные сценарии, бизнес-процессы, смарт-процессы и внедрены написанные специально под задачи клиента модули для работы корреспонденцией для коробочного портала.
- Внедрены дополнительные решения, подобранные на «1С-Битрикс24 Маркетплейс».
- Реализованы кастомные разработки, которые требовались для решения задач по автоматизации.
Честно о сложностях
По сравнению с СЭД, которая писалась под клиента, Битрикс24 – более сложный и объёмный интерфейс, имеющий множество функций, которые невозможно скрыть без дополнительных кастомизаций, в случае, если они не нужны клиенту.
Так было на момент начала работы над проектом. Сейчас Битрикс24 уже выпускает обновления для облачных порталов, которые решают эту проблему, но для коробочной версии таких решений пока нет.
Поэтому на первых этапах новый интерфейс был негативно воспринят сотрудниками, поскольку им требовалось больше времени на ознакомление с ним, и часто возникал вопрос удобства использования.
Периодически мы все ещё сталкиваемся с необходимостью кастомизации, но подбираем подходящие варианты её решения.
Преимущества работы в Битрикс24 для клиента
В результате замены системы СЭД на Битрикс24 клиент получил целый ряд преимуществ:
- Все данные систематизированы, появилась возможность вести базы.
- Более детально был оцифрован целый ряд процессов: согласование счетов и договоров, ведение реестров.
- Появилась иерархия согласований, которой не было ранее.
- Появилась возможность оперативно оповещать сотрудников о необходимости срочно согласовать документы.
- В смежных подразделениях были внедрены системы для работы с различными наборами данных.
- Повысилась скорость обработки заявок.
- Внутренние процессы клиента стали более прозрачными.
- В распоряжении клиента теперь есть большой набор инструментов для обсуждения задач, оперативного комментирования, уведомления.
- Сотрудники из разных подразделений компании для взаимодействия активно используют задачи, а для общения – чаты. Также у них востребована лента новостей.
Бонус! В качестве дополнительного бонуса, не входившего в задачи по внедрению, клиент получил корпоративный портал.
Сейчас клиент использует CRM-систему Битрикс24 для ведения базы компаний-контрагентов, работы в режиме смарт-процессов, ведения цифровых рабочих мест и разделения сотрудников по ролям и компетенциям.
СЭД пока сохраняется в качестве архива данных, но уже не доступна для работы.
Продолжение следует...
Начиная работу над проектом в марте 2024, мы с клиентом приняли решение, что сначала мы внедрим Битрикс24, настроим функционал, перенесём данные и только потом допустим пользователей к работе с новым инструментом.
Почти за год мы выполнили большую часть работы по отладке системы и обучению персонала и в конце января 2025 года начали, наконец, активную фазу внедрения с того, что клиент официально объявил сотрудникам, что СЭД больше недоступна, и вся работа будет вестись в Битрикс24.
Сейчас все члены команды клиента, включая руководителей, привыкают к новой системе и начинают принимать активное участие в процессах её доработки, чтобы сделать её ещё более удобной для использования. И это нас очень радует, потому что уж мы-то в «Соли» знаем, насколько удобно пользоваться Битрикс24!
Что касается проекта, он ещё продолжается – мы модернизируем и дорабатываем систему под запросы клиента и продолжаем свою работу в рамках услуги сопровождения.
А если вам требуется такая услуга, или у вас есть вопросы про Битрикс24, вы знаете, к кому обращаться!
