Урок 16. Отчёты по задачам в Битрикс24: как контролировать эффективность сотрудников

Длительность видео: 09:01

16 урок из 57

Руководитель ставит задачи, но задачи подчинённым ставит не только он — другие отделы, смежные руководители, коллеги. В итоге непонятно: кто чем занят, кто справляется в срок, а у кого копятся просрочки. Без системной аналитики контроль превращается в ручной обзвон и догадки. Ниже — разбор инструментов Битрикс24, которые решают эту задачу: от фильтрации списка задач до конструктора отчётов и BI-дашбордов. Пошаговую настройку смотрите в видеоуроке выше, а здесь — обзор возможностей и советы по применению.

Раздел «Руковожу»: быстрый обзор задач подчинённых

Если в Битрикс24 настроена структура компании и вы в ней указаны как руководитель, в разделе задач появляется пункт «Руковожу». Это отправная точка для контроля.

Здесь вы видите список подчинённых и по каждому — сводку: сколько задач в работе, сколько он поручил другим, в скольких помогает и за какими наблюдает. Если у сотрудника есть просроченные задачи, рядом с его именем отображаются счётчики просрочек — вы сразу замечаете проблему, не открывая каждую задачу вручную.

Типичный пример: вы заходите в «Руковожу» утром и видите, что у одного из менеджеров две просроченные задачи. Нажимаете на счётчик — переходите в его список задач и точно понимаете, что именно задержано.

Фильтрация задач: точечный контроль по сотруднику

Из раздела «Руковожу» вы переходите к списку задач конкретного сотрудника. Здесь работает фильтр, который помогает отобрать задачи по нужным параметрам.

Ключевой фильтр — «Требует внимания». Он позволяет выделить задачи определённого типа:

• просроченные — срок уже прошёл, задача не закрыта;
• почти просроченные — дедлайн на подходе;
• ожидающие контроля — задача выполнена, но руководитель ещё не принял результат;
• непросмотренные — сотрудник даже не открывал задачу.

Фильтрация работает и для ваших собственных задач — можно точно так же отобрать те, по которым есть замечания или требуется ваше действие.

Важно: если задачи вашему сотруднику ставили другие люди и вы не являетесь участником или наблюдателем, при обычной фильтрации вы их не увидите. Чтобы получить полный список, включите параметр «Показывать задачи, в которых я не участвую». Без него аналитика будет неполной.

Выгрузка в Excel

Любой отфильтрованный список задач можно выгрузить в Excel. Это удобно, когда нужно передать данные коллегам, построить сводную таблицу вне Битрикс24 или подготовить отчёт в своём формате. Вы можете выгрузить как отфильтрованный набор (например, только просроченные), так и весь список задач по исполнителю.

Конструктор отчётов: сводная аналитика по задачам

Для более глубокой аналитики в Битрикс24 есть конструктор отчётов. Он позволяет собирать собственные отчёты с нужными вам колонками, фильтрами и вычислениями.

Что можно настроить в отчёте

• Заголовок и описание — чтобы отчёт было легко найти среди других.
• Отчётный период — за какой промежуток времени анализировать задачи (конкретные даты или количество дней).
• Колонки — выбираете любые поля из задач: исполнитель, статус, крайний срок, затраченное время и другие.
• Фильтрация — отбор задач по параметрам (например, по конкретному исполнителю). Фильтры можно комбинировать и вкладывать друг в друга для сложных выборок. Отдельные фильтры можно вынести в быструю фильтрацию — тогда при просмотре готового отчёта вы сможете переключать параметры на лету.
• Максимальное количество элементов — если вы выводите не сводную статистику, а полный список задач, увеличьте это значение, чтобы избежать постраничной навигации.
• Доступ для коллег — отчёт можно расшарить на чтение другим сотрудникам, группам или подразделениям.

Пример: отчёт по статусам задач

Типичный пример полезного отчёта — количество задач в разных статусах по исполнителям. Вы оставляете колонку «Исполнитель» и добавляете колонки со статусами: «Новая», «Открыта», «В работе», «Завершена», «Просрочена». Для каждого статуса выбираете вычисление — подсчёт суммы.

В результате вы получаете таблицу: у кого сколько новых задач, сколько открытых, сколько завершено и сколько просрочено. Переключая исполнителя через быстрый фильтр, вы за секунды оцениваете нагрузку и эффективность каждого члена команды.

Совет: создайте несколько отчётов под разные управленческие задачи — один для контроля просрочек, другой для оценки загрузки, третий для анализа завершённых задач за период. Это быстрее, чем каждый раз перенастраивать фильтры.

BI-конструктор: дашборды для управленческих решений

Когда стандартных отчётов не хватает и нужна визуальная аналитика по большим объёмам данных, в Битрикс24 есть BI-конструктор. Он позволяет собирать дашборды, которые вытягивают информацию из разных разделов системы — задач, бизнес-процессов и других модулей.

В видеоуроке показан пример настроенного дашборда — «Суммарная эффективность сотрудника». Он выводит данные по задачам и бизнес-процессам: количество задач по типам, переключение между персональной и потоковой аналитикой, данные по процессам. Готовые дашборды можно скачивать в формате PDF или как изображение — удобно для презентаций и совещаний.

BI-конструктор — инструмент мощный, но технически сложный: работа с ним подразумевает понимание структуры баз данных. Можно настраивать самостоятельно, а можно привлечь специалистов.

Итог урока

• Раздел «Руковожу» даёт быструю сводку по задачам подчинённых — со счётчиками просрочек.
• Фильтры позволяют точечно находить просроченные, непросмотренные и ожидающие контроля задачи.
• Параметр «Показывать задачи, в которых я не участвую» — обязательное условие для полной картины.
• Конструктор отчётов собирает сводную аналитику с любыми колонками, фильтрами и вычислениями.
• BI-конструктор подходит для визуальных дашбордов с данными из разных разделов Битрикс24.

Как это настроить пошагово — смотрите в видеоуроке выше.