+7 (800) 350-80-14
Санкт-Петербург, пер. 1-й Верхний, д. 12, лит. А, офис 202
Соль. Внедрение CRM Битрикс24
Услуги
  • Внедрение
  • Техподдержка
  • Настройка Битрикс24
  • Уроки по настройке
  • Импортозамещение
Лицензии
Приложения
IT-услуги
Решения для бизнеса
  • IP-телефония Мобилон
  • Готовые решения СОТБИТ
  • КоллТрекинг CoMagic
  • Конструктор скриптов КоллХелпер
Блог
Вакансии
Ещё
    Соль. Внедрение CRM Битрикс24
    Услуги
    • Внедрение
    • Техподдержка
    • Настройка Битрикс24
    • Уроки по настройке
    • Импортозамещение
    Лицензии
    Приложения
    IT-услуги
    Решения для бизнеса
    • IP-телефония Мобилон
    • Готовые решения СОТБИТ
    • КоллТрекинг CoMagic
    • Конструктор скриптов КоллХелпер
    Блог
    Вакансии
    Ещё
      Соль. Внедрение CRM Битрикс24
      • Услуги
        • Назад
        • Услуги
        • Внедрение
        • Техподдержка
        • Настройка Битрикс24
        • Уроки по настройке
        • Импортозамещение
      • Лицензии
      • Приложения
      • IT-услуги
      • Решения для бизнеса
        • Назад
        • Решения для бизнеса
        • IP-телефония Мобилон
        • Готовые решения СОТБИТ
        • КоллТрекинг CoMagic
        • Конструктор скриптов КоллХелпер
      • Блог
      • Вакансии
      • Личный кабинет
      • +7 (800) 350-80-14
      Будьте на связи
      Санкт-Петербург, пер. 1-й Верхний, д. 12, лит. А, офис 202
      hello@saltpro.ru
      • Вконтакте
      • Telegram
      • YouTube
      • Яндекс.Дзен
      • Pinterest

      Универсальные списки в Битрикс24

      16 августа 2021 9:00
      // Кейсы и наработки

      Всё о применении универсальных списков в Битрикс24. Подробно на примерах разбираем механизм и тактику работы со списками.


      Вот вы стали счастливым обладателем самого старшего тарифа облачного Битрикс24 (или коробки). Всё в нём хорошо, но не всё понятно. Так, например, в разделе «Сотрудники» вы нашли раздел «Списки». А в нём - ничего нет кроме кнопки «Создать новый». Но желания нажать на неё не появляется, потому что не понятно, зачем это делать. Давайте разберёмся с этим вопросом. Не зря же модуль «Универсальные списки» так ценится интеграторами Битрикс24.

      В первую очередь модуль «Универсальные списки» нужен для хранения в себе информации. Какой - решать только вам. Примерно, как с Excel, только лучше. В момент создания списка, вы сами решаете какие данные и каких типов вы будете в нём хранить. По типам ограничений почти нет:

      • Строка

      • Число

      • Список

      • Файл

      • Привязка к другим спискам

      • Дата/Время

      • HTML/текст

      • Счётчик

      • Привязка к элементам CRM

      • Файл (Диск)

      • Привязка к сотруднику

      • Привязка к Яндекс.Карте

      • Деньги

      По любому из полей вы сможете отфильтровать наполненный данными список и почти по всём - отсортировать.

      Безусловным преимуществом универсальных списков является и то, что они позволяют настраивать права доступа к данным. Права могут быть настроены с точностью до элемента. Не получится, как с общей таблицей в excel: все всё видят и редактируют.

      Так как списки являются частью инфраструктуры Битрикс24, то не использовать их в связке с другими элементами системы было бы преступлением. Если вы предусмотрите привязку элементов списка к карточкам CRM (в полях списка создадите поле с типом «Привязка к элементам CRM»), то в элементах CRM у вас появится вкладка с соответствующим списку названием. Это очень удобно, если нужно организовать связанное с элементами CRM хранилище каких-либо данных.

      Ну и конечно, запуск бизнес-процессов. Универсальные списки позволяют настраивать алгоритмы автоматизированных операций с элементами списков. А это значит, что сценариев их использования становится намного больше.

      Давайте рассмотрим наиболее популярные сценарии использования универсальных списков.

      Быстрые ответы для открытых линий

      Если вы являетесь активным пользователем открытых линий Битрикс24 и часто консультируете с внешними пользователями через чаты, то представляете, как много времени и фантазии может сэкономить список с заготовленными быстрыми ответами на часто задаваемые вопросы. 

      В открытых линиях Битрикс24 хранение таких фраз реализовано как раз в универсальных списках.



      По кнопке «Создать» у вас создаётся список со всеми необходимыми полями, который вы просто заполняете различными вариантами ответов клиентам, группируя их по категориям. В итоге в чатах получаете прекрасную возможность не писать ответ каждый раз заново.



      Хранение информации, разделённое по правам

      Права доступа в списках настраиваются очень гибко. Допустим, у вас есть задача создать единое хранилище данных доступа ко всем сервисам компании (социальные сети, сервисы рассылок, программы учёта и так далее). Но хранить информацию в этом списке нужно так, чтобы маркетолог имел доступ к одним записям, а бухгалтер – к другим. А ещё они самостоятельно могли их вносить, если появляется что-то новое.

      Реализуется это следующим образом: при добавлении списка или его редактировании переходите на вкладку «Доступ» и устанавливаете следующую конфигурацию.


      Добавление - это значит, что сотрудник сможет добавить элементы.

      Изменение у роли Автор значит, что то, что добавил – сможет изменить.

      Далее в настройках каждого конкретного элемента списка проставляете, какие пользователи или отделы могут его читать. Так же, на вкладке «Доступ».


      Записи, чтобы не забыть

      Не редко появляется необходимость иметь возможность что-то быстро записать, чтобы не забыть. Списки помогут и в этом.

      Так, например, у нас есть список «Бэклог», привязанный к контрагентам. Он позволяет записывать пожелания клиентов к функционалу системы, которые не срочные или просто не стоят в приоритете, но которые хотелось бы когда-нибудь выполнить. В момент, когда такое пожелание возникает, мы открываем карточку контрагента в CRM и на отдельной вкладке «Бэклог» записываем пожелания. Это занимает мало времени, а для собственного удобства мы добавили ещё «Статус» пожелания - отмечаем что реализовали, а что ещё ждёт.

      Учёт связанной с CRM информации

      Вообще, чем глубже вы работаете с CRM, тем больше связанной с клиентами и сделками информации вам захочется записывать. В полях сделки делать это не рационально, а вот создавать отдельные списки и прикладывать информацию в них – очень даже разумно.

      Совсем свежий из реализованных примеров: информация об учащихся, прошедших обучение по сделке. Компания занимается сертификацией. На курсы к ним отправляют группы сотрудников. В контактах они не нужны, но учёт вести необходимо. Создан список, в котором указываются базовые данные об учащемся, а также результаты его сертификации.  Элемент имеет одно из полей – привязка к сделкам. В результате, в сделках указывается, перечень всех учащихся по сделке, что очень удобно для анализа.

      Хранение информации об объектах, требующих регулярности

      Представьте, что у вас сотрудники получают сертификаты, а они имеют свой срок действия. Или клиенты приобретают товар (страховые полиса), которые требуют регулярного продления. В этом случае, такую информацию нужно сохранить. Да не просто так, а чтобы за некоторое время до превращения сертификата/полиса в тыкву, система напомнила, что нужно обратить на него внимание.

      Такой функционал тоже реализуется с использованием универсальных списков. Вам нужно описать объект, установить срок его действия и реализовать простой бизнес-процесс напоминания


      Бизнес-процесс в своей самой простой реализации может иметь следующий вид:

      1. Подождать, пока не наступит день Х минус Y дней (заранее напоминаем же)
      2. Поставить задачу

      Списки для учёта и запуска процессов обработки документов

      Из двух последних примеров просто напрашивается следующий пример. Если нужно помимо учёта каких-либо данных, ещё и выполнить по ним заданную последовательность действий, то тут опять помогают бизнес-процессы. Входящие и исходящие письма, договоры, рекламации великолепно перекладываются на учёт в универсальных списках, связанных с элементами CRM, и дают множество дополнительных возможностей.

      1. Регистрация документа: зашёл в карточку клиента, открыл нужную вкладку и добавил документ


      2.  Автоматические действия: заполнил поля, сохранил, запустился процесс, который по данным из полей понял, что нужно делать и направил задачи, запросы и уведомления всем ролям. А потом ещё подготовил решение и отправил его клиенту


      Внесение информации о связанных объектах и использование её при работе с процессами

      Ещё более сложный сценарии – это сценарии организации взаимозависимых элементов CRM и списков. И по элементам CRM, и по элементам списков мы можем запускать бизнес-процессы. А в конструкторе процессов есть блок «Запуск бизнес-процесса». Тем самым, процесс по одному элементу может запустить процесс по-другому, передав ему необходимые данные.


      Если конкретнее, то представьте, что у вас в список загружен перечень объектов недвижимости. В сделках вы эти объекты продаёте. Из сделки у вас должна быть возможность выбрать, какой объект клиент выбрал. Он должен быть помечен, как забронированный, а в сделку передаться ключевые данные из объекта для формирования документов. Это всё реализуется связанными процессами. Какие-то запускаются автоматически на добавление/изменение, а какие-то тем самым действием «Запуск бизнес-процесса». В итоге мы имеем целостную систему по работе с объектами, а также возможность удобного генерирования документов по сделке.

      И ещё несколько простых и бытовых примеров использования списков.

      Использование списков, как дополнительных сквозных справочников в процессах

      Этот пример не связан с бизнес-процессами, но он связан с хранением и редактированием данных. В CRM карточке сотрудника и элементах списков есть поле с типом «Привязка к элементам» и «Привязка к разделам», речь идёт именно про привязку к элементам и разделам списков.

      Удобство заключается в том, что если вам нужно организовать поле с выбором варианта, то чаще всего выбор упадёт на поле с типом «Список», в котором вы просто эти варианты перечислите. А что, если таких полей в разных элементах много, а список значений – один и тот же? Правильно: варианты значений нужно хранить в универсальном списке, а поле привязать к нему. Если что-то изменится, редактировать нужно будет в одном месте, а не во всех. Да и при работе с автоматизацией это намного удобнее, потому что идентификаторы значений одни и те же, а значит их проще анализировать.

      «Привязка к элементам» отличается от «Привязки к разделам» тем, к какой сущности списка привязываетесь. На элементах хорошо строятся «плоские» списки, а на «разделах» - древовидные.

       Нумераторы и роли в списках

      Благодаря тому, что бизнес-процессы позволяют не только работать с объектом, на основании которого они запущены, но и получать информацию о других элементах, мы можем организовывать на универсальных списках хранилища констант и переменных, глобальных для всех процессов. От глобальных констант такая конструкция выгодно отличается тем, что глобальные константы может редактировать только администратор, а списки – тот, кому дали права.

      Так, например, можно создать список с ролями сотрудников. Каждый элемент – роль. В роли указано её название и привязанный сотрудник. В процессе, когда нам нужно получить сотрудника для роли, мы выбираем данные по известному нам элементу списка действием «Чтение элемента списка».



      Или другой пример – нумераторы. Создаётся список с нумераторами для различных типов документов. Его задача – только лишь хранить последнее значение номера. Когда нужно присвоить номер документу, запускается процесс, который получает данные из этого элемента, добавляет единичку и сохраняет новое значение в элемент списка действием «Изменение элемента списка». Полученный же номер обогащается по различным правилам данными используется, например, при генерации документа.

      Ну и напоследок…

      Консолидация информации

      Каждая роль в Битрикс24 работает со своими инструментами. Для менеджеров это, конечно же, CRM. А вот для логистов или водителей-экспедиторов это могут быть и списки, в которые по заданным правилам из CRM подгружается информация о том, какие товары к какому дню нужно подготовить к отгрузке, а какие заказы по какому адресу и когда – доставить. Мы, опять же, используем в этом случае всё те же приёмы связи между собой списков и CRM, автоматизацию на процессах. В итоге получаем удобную передачу информации между отделами и формирование всех необходимых заявок и задач, чтобы никто ничего не забыл.

      Примеров использования списков множество. Они, действительно, универсальные и очень функциональные. Нередко мы сталкиваемся с тем, что клиенты переходят на старший тариф только ради этого незаменимого инструмента. Обращайтесь за поддержкой, сопровождением и доработкой вашего портала, мы всегда рады помочь!

          




      Теги
      IT
      Поделиться
      Назад к списку
      Это интересно
      • Визуализация карточек сделок и дел в канбане
        Визуализация карточек сделок и дел в канбане
        24 мая 2022
      • Изменение цен на тарифы техподдержки и сопровождения в Соли.
        Изменение цен на тарифы техподдержки и сопровождения в Соли.
        17 мая 2022
      • Отчет по трудозатратам для клиентов!
        Отчет по трудозатратам для клиентов!
        17 мая 2022
      • Синхронизация пользователей сайта с CRM Битрикс24
        Синхронизация пользователей сайта с CRM Битрикс24
        17 мая 2022
      • Смена ответственного в карточке сделки с автозаменой в привязанных задачах
        Смена ответственного в карточке сделки с автозаменой в привязанных задачах
        26 апреля 2022
      • 4 из 6 наград в CRM Rating в копилке Соли!
        4 из 6 наград в CRM Rating в копилке Соли!
        22 апреля 2022
      • Дополнительный рубрикатор задач по функциональным направлениям
        Дополнительный рубрикатор задач по функциональным направлениям
        19 апреля 2022
      • Российский сервис email-рассылок. Подключаем Mailganer к Битрикс24
        Российский сервис email-рассылок. Подключаем Mailganer к Битрикс24
        14 апреля 2022
      • Соль стала Золотым партнером в Казахстане!
        Соль стала Золотым партнером в Казахстане!
        13 апреля 2022
      • Автоматическая корректировка дат оплат в элементе смарт-процесса
        Автоматическая корректировка дат оплат в элементе смарт-процесса
        12 апреля 2022
      • Заявки для Helpdesk в Битрикс24
        Заявки для Helpdesk в Битрикс24
        5 апреля 2022
      • Контроль подрядчиков проекта при помощи смарт-процесса
        Контроль подрядчиков проекта при помощи смарт-процесса
        29 марта 2022
      • Система бронирования зон отдыха при помощи Битрикс24
        Система бронирования зон отдыха при помощи Битрикс24
        22 марта 2022
      • Запуск CRM в редакции Интернет-магазин + CRM
        Запуск CRM в редакции Интернет-магазин + CRM
        15 марта 2022
      • Лента комментариев смарт-процесса "Согласование документов"
        Лента комментариев смарт-процесса "Согласование документов"
        1 марта 2022
      • Сквозной нумератор для регистрации корреспонденции в смарт-процессах
        Сквозной нумератор для регистрации корреспонденции в смарт-процессах
        22 февраля 2022
      • Автоматическое составление контент-плана при помощи смарт-процессов
        Автоматическое составление контент-плана при помощи смарт-процессов
        15 февраля 2022
      • Четыре умных сценария для вашей CRM
        Четыре умных сценария для вашей CRM
        8 февраля 2022
      • Будим "спящих" клиентов при помощи модуля для CRM
        Будим "спящих" клиентов при помощи модуля для CRM
        1 февраля 2022
      • Сопровождение Битрикс24 для крупного застройщика
        Сопровождение Битрикс24 для крупного застройщика
        29 января 2022
      Категории
      • Инструкции и чек-листы113
      • Кейсы и наработки206
      Боковой баннер
      © 2022 «СОЛЬ»
      Услуги
      Внедрение
      Техподдержка
      Настройка Битрикс24
      Уроки
      Импортозамещение
      Связаться с нами
      Служба заботы
      Позвонить
      Написать на почту
      Подписаться
      youtube Вконтакте Яндекс.Дзен telegram
      1-й Верхний переулок, 12 лит А,
      офис 202
      8 (800) 350-80-14 hello@saltpro.ru