Как ставить задачи, которые выполняют: От простого поручения до стратегического результата

Каждый из нас хоть раз сталкивался с ситуацией: задача поставлена, а результат не тот, который ожидался. Сроки сорваны, качество хромает, или приходится постоянно вмешиваться. В чём причина?
Часто дело не в исполнителях, а в неправильной постановке задач. Это не просто отдать поручение; это целое искусство, от которого напрямую зависит эффективность работы всей команды.

Эффективная постановка задачи: от быстрых поручений до комплексных проектов

Давайте разберем, как ставить задачи так, чтобы они выполнялись качественно и в срок, начиная с самых простых случаев и постепенно переходя к более сложным.

Простое поручение: Когда достаточно одного слова

Не каждую задачу нужно расписывать до мельчайших деталей. Для рутинных, понятных или срочных одношаговых поручений достаточно минимума слов.

Примеры: "Созвонись с Ивановым", "Отправь ежедневный отчет", "Проверь почту".
Условия применения: Исполнитель прекрасно знает, что делать, как это делать и что является результатом. Дедлайн либо очевиден, либо подразумевается (например, "прямо сейчас").
Ключевой момент: Вы уверены, что исполнитель сходу поймет вас и справится без дополнительных объяснений.

Задачи средней сложности: Добавляем конкретики и сроки

Когда задача уже не настолько тривиальна, но ещё не требует детального планирования, необходимо добавить больше ясности.

Что добавить:
Что сделать (конкретно): "Подготовить презентацию по итогам квартала."
К какому сроку: "...к пятнице, до 15:00."
Какой результат ожидается (кратко): "...в формате PDF, отправить мне на почту."
Пример: "Подготовь презентацию по итогам квартала в PDF и отправь мне на почту к пятнице, до 15:00."
Ключевой момент: Исполнитель должен ясно видеть действие, срок и ожидаемый формат результата.

Сложные и важные задачи: Принцип "7 шагов постановки"
Для новых, комплексных, критически важных или многоэтапных задач нужен максимально подробный подход. Здесь мы используем расширенный алгоритм, который гарантирует максимальную ясность.

Шаг 1: Конкретизируй задачу (SMART)

Это основа основ. Задача должна быть максимально четкой, чтобы исключить любое недопонимание.

S (Specific - Конкретная): Что именно нужно сделать, кто участвует, почему это важно? (Не "Сделать отчет", а "Подготовить ежемесячный отчет о продажах за май 2025 года для презентации на совете директоров").
M (Measurable - Измеримая):Как мы поймем, что задача выполнена? Какие метрики успеха? (Например, "отчет должен содержать графики роста продаж по регионам и соответствовать шаблону X").
A (Achievable - Достижимая): Реалистична ли задача с учетом ресурсов и навыков исполнителя? Не ставьте недостижимых целей.
R (Relevant - Актуальная/Значимая): Почему эта задача важна? Какую ценность она принесет? Понимание контекста мотивирует.
T (Time-bound - Ограниченная во времени): Четкий дедлайн (например, "сдать до 18:00 28 июня 2025 года").

Шаг 2: Выбери ответственного

Всегда должен быть один конкретный человек, отвечающий за выполнение задачи. Даже если над ней работает команда, один из них — лидер и отвечает за конечный результат.

Шаг 3: Передай ответственность и убедись в её принятии

Это один из самых критичных этапов! Задача не считается поставленной, пока исполнитель явно не принял на себя ответственность за её выполнение.

Как это сделать: Убедитесь, что исполнитель повторил или переформулировал задачу своими словами.
Спросите: "Ты понял, что нужно сделать?", "Есть ли какие-то вопросы?", "Когда ты сможешь начать?", "Какие ресурсы тебе потребуются?".
Дождитесь подтверждения: "Да, я понял", "Я начну сегодня", "Мне потребуется доступ к...".
Признак принятия ответственности: Исполнитель демонстрирует не просто понимание, но и готовность взять на себя обязательство.

Как за 5 минут в день видеть все задачи и эффективность ваших сотрудников?
Забирай полезный гайд для собственников ТУТ

Шаг 4: Определи и предоставь ресурсы

Убедитесь, что у исполнителя есть всё необходимое:

Информация: Доступ к данным, документации, предыдущим примерам.
Инструменты: Программы, оборудование, шаблоны, доступы.
Полномочия: Если нужно принимать решения или согласовывать что-то, предоставьте необходимые полномочия или укажите, к кому обращаться.

Шаг 5: Договорись о контрольных точках

Особенно для больших задач важно определить промежуточные этапы контроля. Это не микроменеджмент, а способ убедиться, что всё идёт по плану и вовремя внести коррективы.

Примеры: "Через два дня покажи черновик", "В среду обсудим основные разделы", "К концу недели предоставь первые результаты".

Шаг 6: Определи систему контроля

Как вы будете отслеживать прогресс?

Инструменты: Битрикс24, Jira, Trello, ежедневные стендапы, еженедельные отчеты.
Регулярность: Как часто вы будете сверяться?

Шаг 7: Дай поддержку и обратную связь

Ваша роль не заканчивается на постановке задачи. Будьте готовы:

Отвечать на вопросы: Будьте доступны для уточнений.
Помогать: Если возникают сложности, окажите поддержку.
Давать обратную связь: Как по ходу выполнения, так и по завершении. Конструктивная критика и похвала одинаково важны.

В заключение: Задачи, которые приносят результат

Правильная постановка задач — это не просто чек-лист, это фундамент эффективной работы. От того, насколько четко и понятно вы формулируете свои ожидания и насколько уверенно делегируете ответственность, зависит не только выполнение конкретных задач, но и общая продуктивность, мотивация и рост вашей команды.

Готовы перевести теорию в практику?

Теперь, когда вы знаете основные принципы эффективной постановки задач, пора научиться применять их в конкретных инструментах. В нашей следующей статье мы подробно разберем, как правильно ставить задачи в Битрикс24, создадим готовый шаблон и объясним каждый пункт меню, чтобы вы могли легко внедрить эти принципы в свою повседневную работу.
Мы в Соль реализовали уже более 600 проектов на Битрикс24. Если хотите познакомиться с возможностями системы и узнать, как она поможет навести порядок в вашем бизнесе, записывайтесь на бесплатную экскурсию по уже настроенному Битрикс24!