Как управлять распределенной командой, чтобы задачи выполнялись

Совет №1. Определите список требований к удаленщикам

Если ваша компания переходит в онлайн, есть два варианта развития событий: перевести на удаленку сотрудников, которые раньше работали в офисе, или создать распределенную команду с нуля. Разберемся в каждом варианте подробнее.

У вас уже есть партнеры и сотрудники в офисе. Готовую команду важно переводить на удаленку грамотно: дать время привыкнуть, освоиться, организовать рабочие места. При этом дистанционный формат подходит не всем, поэтому при переходе из офлайна в онлайн часть сотрудников может «отвалиться» — это нормально.

Учтите, что, если у коллег не было опыта удаленной работы или он был негативным, им потребуется минимум три месяца, чтобы привыкнуть к новому формату.

Вы создаете удаленную команду с нуля. Чтобы новые сотрудники правильно понимали свои обязанности и процессы, нужно обозначить требования на старте: это поможет избежать неловких ситуаций и исключить неподходящих кандидатов. Например, если в вашей компании обязательно приходить на онлайн-планерки в 09:00 по московскому времени, не нужно нанимать сотрудника, который к этому не готов. 

Вот пример требований к удаленному сотруднику:

• График работы — с 09:00 до 18:00 по московскому времени.

• Планерка — в 09:00 каждый рабочий день.

• Презентабельный вид в рабочее время, участие во встречах с видео.

• Обязательное посещение корпоративных встреч и мероприятий.

Условия нужно обсудить с сотрудником до заключения договора. Если начать их обсуждение после, может оказаться, что ваши представления об удаленке расходятся, и работать в едином ритме не получится. Обговаривайте требования на созвонах или в переписке.

Совет №2. Позаботьтесь об организации рабочего места для каждого сотрудника

После того как сотрудник будет принят в команду, нужно будет предоставить ему всё необходимое для работы: например, стол, стул, компьютер, фон для созвонов, микрофон и веб-камеру. Спросите, чего недостает, и доставьте оборудование до пункта выдачи или сразу на дом. Или компенсируйте расходы на покупку.

Совет №3. Не давайте сотрудникам перерабатывать

У удаленных сотрудников высокий риск переработок, поэтому на старте важно обозначить границы рабочего времени и следить за тем, чтобы коллеги вовремя отдыхали и уходили в отпуска. Иначе команда быстро выгорит, и работать эффективно не получится.

Так выглядит график отпусков «Соли»

Еще важно соблюдать ежедневный график работы: не беспокоить друг друга в вечернее время, на выходных и в праздники. Если всё же случится ASAP и потребуется срочно решить горящую проблему, то переработку нужно будет оплатить или дать сотруднику отдохнуть в будний день.

Совет №4. Вовлекайте сотрудников в процессы через ценности компании и личный план развития

Вовлечь сотрудника в работу на удаленке сложнее, чем в офисе. Когда вы с командой находитесь в одном помещении и взаимодействуете напрямую, то можете оценить вовлеченность в процессы без специальных приемов и фишек. Но если вы перешли на удаленку, контроль за качеством выполнения задач и уровнем мотивации сотрудников придется организовать иначе — дистанционно.

Чтобы человек мог влиться в командные процессы, дайте ему поэтапный план развития, с помощью которого он сможет разобраться в ценностях компании. Это необходимо, чтобы каждый новенький на удаленке освоил необходимые инструменты и разобрался, как выполнять свою работу.

В плане развития сотрудника можно прописать, какие книги ему нужно прочитать и какие курсы посмотреть, чтобы влиться в работу

Совет №5. Заведите CRM, чтобы управлять задачами

Если вы работаете на удаленке, скорее всего, с коллегами вам приходится общаться в мессенджерах. Это может отвлекать, если в течение дня сотрудники занимаются разными проектами. Поэтому лучше использовать единое виртуальное пространство для работы — такое, чтобы не переключаться между миллионом вкладок одновременно. 

Чтобы наладить коммуникацию и управление командой на удаленке, можно использовать CRM-систему. Она экономит время и упрощает передачу информации между сотрудниками и подразделениями. Планирование, постановка задач, контроль планов, хранение данных и отчетность — всё это будет собрано под одной «крышей» и сделает командную работу более прозрачной.

Так выглядит общая схема работы с CRM

Совет №6. Уделите больше внимания планированию рабочего дня

Чтобы команду не завалило задачами, руководителю стоит научить сотрудников расставлять приоритеты в делах и дать инструменты управления рабочим временем. Например, создать календарь, в котором сотрудники смогут самостоятельно планировать день. В нем же можно будет отмечать слоты для созвонов. Так команда будет знать, с какими задачами предстоит работать, а руководитель сможет видеть загрузку каждого члена команды.

Совет №7. Следите за участием сотрудников во встречах

Созвоны с видео — лучший способ донесения важной информации до сотрудников. Например, в онлайне можно провести стратегическую сессию или проговорить нововведения. Коллеги смогут высказаться, а вы будете уверены, что все всё услышали. Еще на таких встречах можно управлять настроением команды. Например, если все устали или испытывают трудности с пониманием сложной задачи, можно подбодрить коллег и зарядить их позитивом. 

Типы встреч, которые мы организуем в «Соли»:

• Утренние планерки нужны, чтобы обсудить планы на день, задать вопросы и просто посмотреть на коллег. 

• Проектные встречи должны быть посвящены обсуждению конкретных проектов.

• Контрольные встречи нужны, чтобы руководители могли обсудить с сотрудниками статусы внутренних задач компании. 

• Текущие обсуждения подойдут, когда нужно в свободном формате обсудить операционные вопросы. 

Совет №8. Устраивайте корпоративы — без них никак

При переходе на удаленку меняется формат не только самой работы, но и корпоративных мероприятий. Как и в офисе, корпоративы поддерживают теплую атмосферу в коллективе и помогают отвлечься от рутинных задач. Важно продолжать отмечать праздники вместе и поздравлять с днем рождения каждого из коллег.

В качестве подарков можно выбрать электронные сертификаты на покупки в магазинах, а сам корпоратив провести в формате онлайн-квеста. Также общим мероприятием можно считать изучение иностранного языка или мастер-класс по теме, не связанной с работой. Вот небольшой список идей:

• Устроить квиз по Гарри Поттеру — такие можно найти онлайн.

• Провести мастер-класс по японской каллиграфии или рисунку акварелью.

• Спеть в онлайн-караоке.

• Собраться на тренировку по йоге в Zoom.

• Созвониться по видео и приготовить пару простых блюд.

Так мы в «Соли» проводим онлайн-встречи, чтобы пообщаться и отвлечься от рабочих задач

Коротко: как управлять удаленной командой

По статистике, удаленные команды растут в 10 раз быстрее офисных. Например, «Соль» за два года на удаленке выросла в три раза. Когда коллектив растет так быстро, важно не дать процессам развалиться, а команде — выгореть. Вот саммари из девяти советов, как это сделать.

1. Подготовьте список понятных требований для новых сотрудников и обсуждайте их на собеседовании до подписания договора.

2. При переходе офисной команды на удаленку дайте коллегам время на адаптацию — в среднем нужно три месяца.

3. Проследите за тем, чтобы у каждого сотрудника было рабочее место. Купите и отправьте с доставкой стол, стул, фон для созвонов, микрофон-петличку, принтер. Или компенсируйте расходы на покупку.

4. Следите за тем, чтобы сотрудники не перерабатывали, и вовремя отправляйте их в отпуск. Это важно для профилактики выгорания.

5. Вовлекайте сотрудников в рабочие процессы через ценности компании и личный план развития. Каждый должен понимать, чем занимается компания и в чем заключается его персональная роль.

6. Создайте единое виртуальное пространство для выставления задач по проектам и отчетности. Это можно сделать в CRM.

7. Уделите больше внимания планированию рабочего дня. Создайте календарь, в котором сотрудники смогут планировать время работы, созвонов и ловить задачи. 

8. Следите за участием коллег в онлайн-встречах: утренних планерках, проектных и контрольных созвонах, текущих обсуждениях с видео. Это дисциплинирует и организует команду.

9. Устраивайте корпоративы и другие активности. Онлайн тоже можно отвлекаться и устраивать тимбилдинг.