Урок 15. Учёт рабочего времени в задачах Битрикс24: как контролировать трудозатраты

Длительность видео: 06:47

15 урок из 57

Сотрудник закрыл задачу, но непонятно, сколько времени она реально заняла. Планировали два часа — ушёл целый день. Без фиксации трудозатрат такие ситуации копятся, а вы теряете контроль над ресурсами. Ниже — разбор инструмента учёта рабочего времени в задачах Битрикс24: какие возможности он даёт, как его применять и каких ошибок избежать при внедрении. Пошаговую настройку смотрите в видеоуроке выше, а здесь — обзор возможностей и советы по применению.

Зачем бизнесу учитывать время по задачам

Учёт рабочего времени в Битрикс24 — инструмент, который решает две задачи одновременно: измеряет эффективность сотрудников и ведёт ресурсный учёт по компании. Когда время фиксируется по каждой задаче, руководитель получает реальную картину:

• на какие задачи уходит больше всего часов;
• насколько фактические трудозатраты совпадают с плановыми;
• как быстро сотрудник справляется с типовыми задачами.

Это полезно для составления картины рабочего дня, взвешивания задач по трудозатратам и прогнозирования сроков.

Как устроен учёт времени в задачах

При создании задачи в полной форме постановки можно включить параметр «Учитывать рабочее время». После этого у исполнителя появляется возможность запускать таймер: начинать отсчёт, ставить на паузу, завершать.

Все отметки — когда сотрудник начал работу, когда остановился — фиксируются на вкладке «Время» внутри задачи. По каждой записи видна дата и продолжительность. Кроме того, к записи можно добавить комментарий — описать, на что именно было потрачено время.

Ручной ввод времени

Помимо автоматического таймера, сотрудник может внести время вручную — указать дату и количество часов. Такие записи отмечаются специальным индикатором, который показывает, что данные добавлены не через таймер, а вручную. При этом ручные записи точно так же учитываются в общей сумме трудозатрат.

Плановые трудозатраты: план и факт

При постановке задачи можно указать плановые трудозатраты — сколько часов отведено на выполнение. Это создаёт чёткий ориентир и для руководителя, и для исполнителя.

По мере работы вы видите, сколько часов сотрудник уже потратил, и можете сравнить с планом. Это помогает:

• прогнозировать, когда задача будет закрыта;
• оценить эффективность работы конкретного сотрудника;
• сформировать у исполнителя понимание, сколько ресурсов и времени он может затратить.

Совет: Указывайте плановые трудозатраты хотя бы для ключевых задач. Даже приблизительная оценка «10 часов» даёт точку отсчёта, с которой можно сравнивать факт.

Какие отчёты можно строить

Битрикс24 предлагает два способа анализировать затраченное время.

Просмотр в списке задач

После завершения задач вы можете в общем списке видеть, сколько было запланировано и сколько фактически затрачено по каждой задаче.

Конструктор отчётов

Для более детального анализа есть конструктор отчётов — встроенный инструмент Битрикс24. В нём можно собрать отчёт по затраченному времени с нужными параметрами: исполнитель, статус задачи, затраченное время (общее или за отчётный период), плановые трудозатраты.

Отчёт можно отфильтровать так, чтобы показывались только задачи с включённым учётом времени. Результат при необходимости выгружается в Excel для дальнейшей обработки.

Совет: Используйте фильтр «Учитывать рабочее время = да», чтобы в отчёт попали только задачи, по которым ведётся хронометраж. Так вы не утонете в общем массиве задач.

Как внедрить учёт времени: практические рекомендации

Главная ошибка — требовать от сотрудников нажимать кнопки «Начало» и «Завершение» каждый раз, когда они приступают к задаче или делают перерыв. На практике это не работает: люди забывают, отвлекаются, и данные получаются неточными.

Важно: Требовать от сотрудников в реальном времени нажимать на кнопки запуска и остановки таймера — путь к сопротивлению и некорректным данным.

Работающие подходы:

• Правило 1: После завершения задачи сотрудник обязательно заходит и указывает, сколько времени потратил.
• Правило 2: В конце рабочего дня или после работы над задачей сотрудник фиксирует затраченное время.
Оба варианта опираются на ручной ввод, и это нормально. Записи всё равно попадают в учёт и отображаются в отчётах.

Итог урока

• Учёт рабочего времени в задачах Битрикс24 помогает измерять эффективность сотрудников и контролировать ресурсы.
• Время можно фиксировать через таймер или вносить вручную — оба способа равноценны для отчётности.
• Плановые трудозатраты позволяют сравнивать план с фактом и прогнозировать сроки.
• В конструкторе отчётов можно собрать отчёт по затраченному времени с фильтрацией и выгрузкой в Excel.
• Не заставляйте сотрудников жать на кнопки таймера — введите правило фиксировать время после выполнения задачи.
Как это настроить пошагово — смотрите в видеоуроке выше.