Учёт рабочего времени в Битрикс24: графики, контроль и отчётность

Длительность видео: 07:35

21 урок из 57

Сотрудники опаздывают, уходят раньше, а реальную картину занятости приходится собирать вручную? Учёт рабочего времени в Битрикс24 решает эту задачу системно — от фиксации начала и окончания рабочего дня до автоматических уведомлений о нарушениях. Ниже — разбор возможностей инструмента и рекомендации по его применению в компании. Пошаговую настройку смотрите в видеоуроке выше, а здесь — обзор возможностей и советы по применению.

Зачем нужен учёт рабочего времени

Учёт рабочего времени — это не просто журнал посещений. Помимо фиксации, кто когда пришёл и ушёл, инструмент встраивается в бизнес-логику портала. Например, информация о присутствии сотрудника на рабочем месте может использоваться для автоматического распределения звонков — если сотрудник не начал рабочий день, входящие звонки не будут на него направлены.

Для руководителя это прозрачность: вы видите, кто работает, кто отсутствует, сколько часов отработано, и можете вовремя реагировать на системные нарушения.

Что видит сотрудник при старте рабочего дня

Когда сотрудник начинает рабочий день в Битрикс24, ему сразу доступны:

• Планы на день — задачи, которые он добавил в план на текущий день.
• События — все запланированные на сегодня встречи и мероприятия.
• Отметка выполнения — задачи можно закрывать прямо из этого окна.
• Отчёт за день — сотрудник может описать, что было сделано, и эта информация попадёт в отчёт по рабочему дню.

Это удобный стартовый экран, который помогает сотруднику сфокусироваться, а руководителю — получить структурированную обратную связь по итогам дня.

Где и как включить учёт рабочего времени

Все настройки находятся в разделе «Сотрудники» → «Время и отчёты» → «Рабочее время». Здесь отображается организационная структура компании — подразделения и сотрудники. Для каждого подразделения или конкретного сотрудника можно задать индивидуальные параметры учёта.

По умолчанию настройки наследуются от головного подразделения. Но вы можете гибко управлять этим:

• Включить учёт для всей компании или только для отдельных подразделений.
• Выключить для всех, но включить для конкретных сотрудников.
• Задать индивидуальные правила контроля для разных команд.

Совет: если в компании есть подразделения со свободным графиком (например, креативный отдел), отключите для них контроль нарушений, но оставьте фиксацию рабочего времени — так вы сохраните общую картину без лишнего давления.

Контроль нарушений рабочего графика

Битрикс24 умеет отслеживать отклонения от заданного графика и автоматически уведомлять руководителя.

Что можно контролировать

• Отклонение от времени начала и завершения рабочего дня — например, рабочий день должен начинаться в 9:00, а завершаться не раньше 18:00. Если сотрудник нарушает эти рамки, его непосредственный руководитель получает уведомление.
• Количество рабочих часов в день — минимальная обязательная выработка. Сотрудник может ставить рабочий день на паузу (перерывы), но суммарно должен отработать заданное количество часов.
• Допустимая недоработка за отчётный период — порог, при превышении которого система сигнализирует о проблеме.

Дополнительные параметры

• Продолжительность рабочего дня — можно задать для каждого графика.
• Редактирование интервалов — если сотрудник нажал кнопку позже, чем фактически пришёл, можно разрешить ему скорректировать время. Вы определяете, допускается ли такое редактирование и в каких пределах.

Важно: не забывайте сохранять настройки после внесения изменений. Без нажатия кнопки сохранения параметры не применятся — это частая ошибка при настройке.

Визуализация и отчётность

В разделе рабочего времени доступен наглядный графический таймлайн по каждому сотруднику. На нём отображаются:

• Периоды работы — когда сотрудник начинал и завершал рабочий день.
• Длительность рабочих сессий и задачи, которые решались в течение дня.
• Содержание отчёта за день.
• События, запланированные на этот день.
• Пересечение с графиком отсутствий — больничные, отпуска и другие причины отсутствия видны на том же таймлайне.

Типичный пример: руководитель открывает таймлайн сотрудника и видит, что на следующей неделе у него оплачиваемый отпуск, а на текущей — два дня с недоработкой. Всё в одном месте, без переключения между разделами.

Также можно включить отображение статистики: количество рабочих дней, отработанных часов и замечаний по каждому сотруднику. Здесь же доступно обсуждение — к любому рабочему дню можно оставить комментарий и обсудить результаты с сотрудником.

Рабочие графики

Битрикс24 поддерживает создание рабочих графиков, которые можно применять к отдельным сотрудникам или целым подразделениям.

Что включает график

• Тип графика — фиксированный (с жёстким временем начала и окончания) или с гибкими параметрами.
• Рабочие дни и интервалы — какие дни рабочие, в какое время начинается и заканчивается смена.
• Перерывы — длительность и расписание.
• Отчётный период — за какой промежуток считается выработка.
• Выходные и праздничные дни — по умолчанию подтягиваются стандартные праздники, но можно добавить дополнительные или изменить существующие.

Контроль в графике

При создании графика вы выбираете, что именно контролировать: только начало рабочего дня или начало и завершение. Также задаются допустимые отклонения и ограничения — например, можно разрешить или запретить начинать и завершать рабочий день через мобильное приложение.

После сохранения график применяется к выбранным сотрудникам, и они работают по заданным правилам.

Управление правами доступа

В разделе «Время и отчёты» → «Права доступа» настраиваются роли и полномочия. Каждой роли можно назначить доступ к:

• Рабочим графикам.
• Расписаниям.
• Записям о рабочем времени.

По умолчанию роли уже настроены, но при необходимости вы можете изменить распределение — указать, какой сотрудник к какой роли относится, и сохранить изменения.

Типичный пример: в крупной компании HR-отдел получает право просматривать и редактировать графики всех подразделений, а руководитель отдела продаж — только графики своей команды.

Итог урока

• Учёт рабочего времени в Битрикс24 фиксирует присутствие сотрудников и может использоваться в автоматизации (например, для распределения звонков).
• Инструмент гибко настраивается: для всей компании, отдельных подразделений или конкретных сотрудников.
• Система автоматически отслеживает нарушения графика и уведомляет руководителей.
• Визуальный таймлайн объединяет рабочее время, отсутствия и отчётность в единую картину.
• Рабочие графики с контролем, перерывами и праздниками создаются и применяются к сотрудникам без сторонних инструментов.

Как это настроить пошагово — смотрите в видеоуроке выше.