Урок 11. Шаблоны задач в Битрикс24: как ставить задачи быстрее и не тратить время на рутину
В этом видеоуроке разбираем, как использовать шаблоны задач в Битрикс24, чтобы не создавать типовые задачи с нуля каждый раз. Смотрите, как настроить шаблон с подзадачами и чек-листами, а также как автоматизировать постановку регулярных задач по расписанию.
Если в компании одни и те же задачи возникают регулярно — ежемесячные отчёты, приём сотрудников, типовые заявки — нет смысла каждый раз заполнять описание, назначать исполнителей и считать сроки вручную. Ниже — разбор инструмента шаблонов задач в Битрикс24, который снимает эту рутину. Пошаговую настройку смотрите в видеоуроке выше, а здесь — обзор возможностей и советы по применению.
Два способа ускорить постановку задач
В Битрикс24 задачи можно ставить быстрее двумя путями:
- Автоматический способ — задача создаётся как часть бизнес-процесса. Структура, содержание, крайние сроки и исполнители формируются автоматически самим процессом. Подробнее об этом — в отдельном уроке курса, посвящённом автоматизации.
- Ручной способ — постановка задачи по заранее подготовленному шаблону. Вы один раз описываете типовую задачу, а затем создаёте новые задачи на основе этого шаблона в несколько кликов.
Что такое шаблон задачи и что в него входит
Шаблон задачи — это заготовка, в которой заранее заполнены все нужные поля: описание, исполнитель, параметры, чек-листы и прикреплённые файлы.
Относительные сроки
Важное отличие шаблона от обычной задачи — крайний срок задаётся в относительных днях от момента создания. Например, если указать «1 день», то при создании задачи по шаблону дедлайн автоматически встанет на следующий день. Не нужно каждый раз считать и выставлять дату вручную.
Доступ для коллег
Шаблон можно создать не только для себя. Битрикс24 позволяет указать, кто из сотрудников может пользоваться шаблоном. Есть два уровня доступа:
- Полный доступ — сотрудник может редактировать сам шаблон.
- Доступ на создание — сотрудник может создавать задачи по шаблону, но не менять его.
Совет: если в отделе несколько человек ставят однотипные задачи, создайте общий шаблон с полным описанием и чек-листом. Это стандартизирует работу и исключит ситуации, когда кто-то забыл важный пункт.
Шаблоны с подзадачами
Шаблон может включать не одну задачу, а целую структуру: головную задачу и набор подзадач. При создании задачи по такому шаблону все подзадачи ставятся автоматически — каждая со своим описанием, сроками, исполнителями и чек-листами.
Задавайте нам вопросы по настройке или внедрению Битрикс24.
Будем рады ответить и помочь вам!
