Урок 6. Профиль сотрудника в Битрикс24: что в нём есть и как это использовать в работе

Профиль пользователя в Битрикс24 воспринимают как аватарку с именем. На деле — это точка входа ко всем данным о сотруднике: контактам, документам, задачам, рабочему графику. Если карточка не заполнена или заполнена хаотично — коллеги тратят время на поиск нужной информации вне системы. Ниже — разбор возможностей профиля и рекомендации по его применению в бизнесе. Пошаговую настройку смотрите в видеоуроке выше, а здесь — обзор возможностей и советы по применению.

Контактная информация: стандарт, а не самодеятельность

Главная задача контактного блока — чтобы любой сотрудник мог быстро найти телефон, почту или другие данные коллеги прямо в Битрикс24, без звонков и переписки в мессенджерах.

Здесь важен не сам факт заполнения, а стандартизация. Договоритесь на уровне руководства, какие поля обязательны для всех: ФИО, контактные данные, должность, день рождения — или другой набор, релевантный вашей компании. Главное — единообразие: у каждого сотрудника должны быть заполнены одни и те же поля.

День рождения — отдельный акцент. Поздравления — часть социальной коммуникации внутри команды. Битрикс24 может напоминать о днях рождения коллег, но только если эти данные внесены в профиль.

Совет: Для полей, которые вы считаете обязательными, включите опцию «Показывать всегда». Тогда даже незаполненное поле будет отображаться — и сотрудник сам увидит, что данные нужно внести.

Настройка полей карточки: убрать лишнее, добавить нужное

Пользователь с административными правами может управлять составом полей в карточке: скрывать ненужные (например, внутренний номер телефона или ссылку на Zoom, если компания ими не пользуется) и оставлять только то, что актуально.

Если стандартных полей не хватает, можно создать дополнительные поля различных типов: дата, список, файл, «да/нет» и другие. Однако стоит помнить: всё, что внесено в профиль, видят все сотрудники компании.

Важно: Не просите сотрудников загружать в профиль сканы паспортов или других персональных документов — эти данные будут доступны всем. Для хранения конфиденциальных файлов лучше подойдут диски с ограниченным доступом в Битрикс24.

Информация для документов и КЭДО

В профиле есть блок «Информация для документов», где сотрудник вносит паспортные и иные данные. Эти сведения автоматически подтягиваются при формировании документов в системе кадрового электронного документооборота (КЭДО). Если ваша компания использует КЭДО в Битрикс24, заполнение этого блока — обязательный шаг для каждого сотрудника.

Из профиля сотрудник также может создавать кадровые документы — например, заявление на отпуск — и подписывать их электронной подписью. Подробнее об этом — в отдельном уроке курса.

Интересы и благодарности: неформальная коммуникация

Интересы

Сотрудник может отметить свои интересы с помощью тегов — выбрать из существующих или добавить новые. Битрикс24 покажет, у кого из коллег совпадают теги: путешествия, спорт, футбол и так далее. Это инструмент для укрепления горизонтальных связей в команде — помогает найти общие точки соприкосновения с коллегами из других отделов.

Благодарности

Блок благодарностей связан с живой лентой. Если кто-то из коллег объявил сотруднику благодарность, она отображается в его профиле. Отсюда же можно поблагодарить человека или поздравить с днём рождения — и это тоже зафиксируется в карточке.

Профиль как точка доступа к рабочим данным

Карточка сотрудника — это не только контакты. Из неё можно получить доступ к целому ряду рабочих разделов.

Планируемые отсутствия. В карточке отображаются ближайшие отсутствия сотрудника из графика отсутствий — до пяти записей. Не нужно искать отдельный раздел: откройте профиль коллеги и сразу увидите, когда он будет недоступен.

Задачи. Если вы — участник задач сотрудника, вы можете посмотреть их прямо из его карточки.

Календарь и диск. Доступны календарь сотрудника и те папки и файлы на его диске, к которым он предоставил вам доступ.

Документы КЭДО. Раздел «Мои документы» — персональный для каждого сотрудника. Здесь он видит все свои кадровые документы и может создавать новые.

Эффективность, рабочее время и отчёты

Профиль содержит несколько блоков для оценки работы сотрудника:

Эффективность — показатель, рассчитанный на основе блока задач.

Рабочее время — данные из встроенного инструмента учёта рабочего времени Битрикс24: когда сотрудник начинал и заканчивал рабочий день.

Рабочие отчёты — если настроена периодическая отчётность, сотрудник по завершении периода фиксирует, что было сделано. Эти отчёты доступны из профиля.

Группы — показывает, к каким рабочим группам относится сотрудник.

BI-аналитика — если в компании настроена BI-аналитика, сотрудник может открывать доступные ему BI-отчёты прямо из профиля, не разыскивая их в других разделах.

Совет: Раздел BI-аналитики в профиле удобен для тех, кто часто обращается к одним и тем же отчётам — они всегда под рукой.

Безопасность и авторизация

В профиле есть вкладка с данными по авторизации: информация о паролях, синхронизация по протоколу CardDAV и пароли приложений.

Пароли приложений актуальны, если в компании включена двухфакторная авторизация. В этом случае стороннее приложение не сможет авторизоваться по обычному логину и паролю — ему потребуется специальный пароль, сгенерированный в профиле. Двухфакторную авторизацию можно включить в разделе безопасности.

Уровень стресса

Блок можно включить или отключить. При активации сотрудники могут измерять уровень стресса через специальное приложение, и результат будет отображаться в профиле.

Итог урока

• Профиль сотрудника — это не просто аватарка, а точка входа к контактам, задачам, календарю, документам и аналитике.
• Заполнение профиля стоит стандартизировать: договориться об обязательных полях и включить «Показывать всегда» для контроля.
• Конфиденциальные данные (сканы документов) не должны храниться в профиле — для этого есть диски с ограниченным доступом.
• Профиль связан с КЭДО: из него сотрудник может создавать и подписывать кадровые документы.
• Через карточку коллеги можно быстро узнать его график отсутствий, посмотреть задачи и получить доступ к файлам.