Урок 13. Проекты, группы и скрам-команды в Битрикс24: как структурировать работу с задачами

Задачи копятся, обсуждения разбросаны по чатам, файлы теряются в личных сообщениях — типичная картина, когда в компании нет единой структуры для проектной работы. Ниже — разбор инструментов Битрикс24, которые решают эту проблему: проекты, группы, коллабы и скрам-команды. Пошаговую настройку смотрите в видеоуроке выше, а здесь — обзор возможностей и советы по применению.

Проекты, группы и коллабы: в чём разница

В Битрикс24 есть три типа рабочих пространств, которые позволяют объединить сотрудников вокруг общей цели. По сути, это одна и та же сущность — но с важными различиями.

Проект

Проект привязан к конкретным срокам: у него есть дата начала и дата завершения. Это основной инструмент, когда нужно довести группу задач до результата в определённый период.

Группа

Группа не ограничена сроками. Подходит для постоянных команд или направлений работы, где нет фиксированного дедлайна — например, для отдела маркетинга или службы поддержки.

Коллабы

Коллаба — проект с внешним доступом. Она ограничена сроками, но при этом в неё можно пригласить пользователей за пределами вашей компании. Внешние участники увидят только пространство коллабы: чат, задачи, файлы, календарь. Никакие другие разделы портала им недоступны — они видят только тех сотрудников вашей компании, которые входят в состав коллабы.

Совет: если вы работаете с подрядчиками, фрилансерами или клиентами и хотите вести совместные задачи, не открывая им доступ ко всему порталу, — коллаба решает именно эту задачу

Настройки доступа: открытый, закрытый и секретный проект

При создании проекта или группы вы выбираете уровень открытости. Это влияет на то, кто может найти проект и присоединиться к нему.

• Открытый — виден всем сотрудникам, любой может свободно присоединиться.
• Закрытый — виден в поиске, но для вступления нужно отправить запрос. Решение принимают модераторы или администраторы проекта.
• Секретный — никто не знает о его существовании. Присоединиться самостоятельно нельзя — участников добавляют только модераторы и администраторы.

Важно: выбирайте тип доступа осознанно. Если в проекте обсуждается чувствительная информация (финансы, кадровые решения, стратегия), секретный тип — единственный безопасный вариант.

Что входит в рабочее пространство проекта

Каждый проект (или группа) — это не просто список задач. Это полноценное рабочее пространство, в котором вы сами выбираете, какие инструменты подключить: задачи, диск, сообщения, база знаний, календари, чат, Marketplace. Всё лишнее можно отключить, оставив только то, что нужно для конкретного проекта.

Роли участников

В проекте назначается руководитель — главный ответственный. Ему можно добавить помощников. Остальные участники формируют команду проекта. В группе аналогично: есть владелец, модераторы и участники.

Диск проекта

Диск проекта — место для хранения всех документов, связанных с конкретным проектом. Коммерческие предложения, техническая документация, статусы — всё складывается в одно место.

Типичный пример: компания заводит отдельный проект под каждого клиента. Вся документация, предложения и статусы хранятся на диске проекта. Даже если клиент вернётся через несколько лет, вся история под рукой — можно быстро поднять нужные документы.

Диск проекта можно подключить к «Моему диску», чтобы иметь быстрый доступ к файлам прямо из своего рабочего пространства.

Чат проекта

Все участники проекта автоматически попадают в чат проекта. Это отдельное пространство для быстрых коммуникаций: обсуждения, вопросы, уточнения — всё в контексте проекта, а не в общих чатах.

Представления задач

Внутри проекта задачи можно просматривать в разных режимах: список, канбан, сроки, план, календарь. Если у вас уже настроен удобный канбан в другом проекте, его можно переиспользовать, не создавая заново.

Как связать задачи с проектами

Задачи можно добавлять в проект не только при создании. Существующие задачи тоже можно перенести — через групповые действия в списке задач выбрать нужные и добавить их в конкретный проект.

После этого в списке задач появляется группировка по проектам: вы сразу видите, сколько задач относится к каждому проекту, и можете отслеживать счётчики новых комментариев. Группировку по проектам можно включить или отключить в настройках представления.

Скрам-команды: структурированная работа с задачами

Скрам — это методология управления задачами, которая подходит для проектов с большим объёмом работ, где не все задачи понятны с самого начала.

Как устроен скрам в Битрикс24

Скрам-проект создаётся так же, как обычный, но задачи внутри него структурированы по скрам-правилам:

• Бэклог — общий список всех задач проекта. Сюда попадают задачи по мере их формулирования. Команда не хватается за них сразу.
• Спринт — ограниченный временной отрезок (от 1 до 4 недель), в течение которого команда берёт на себя конкретный набор задач из бэклога.
• Оценка задач — каждая задача взвешивается по баллам (story points), чтобы команда могла реалистично оценить объём работы на спринт.

Как проходит спринт

Команда собирается, просматривает бэклог и выбирает задачи, которые необходимо решить прямо сейчас. Эти задачи перетаскиваются из бэклога в спринт. При старте спринта описываются цели — чего команда хочет достичь за этот период.

В процессе работы задачи закрываются. Каждой задаче можно присвоить категорию: например, задача на развитие продукта или техническая задача. Также указываются критерии готовности.

По завершении спринта команда видит итоги: какие задачи выполнены, какие остались незавершёнными. Незавершённые задачи можно перенести в следующий спринт, а из бэклога добавить новые.

Когда использовать скрам, а когда обычный проект

Если задачи чётко определены и вам нужно просто структурировать работу команды вокруг конкретного проекта — достаточно обычного проекта с задачами и диском.

Если объём задач большой, приоритеты регулярно пересматриваются, а команда работает итерациями — скрам-проект даст нужную структуру: бэклог для накопления идей, спринты для фокусировки и прозрачные итоги каждого цикла.

Совет: методология скрама — это отдельная большая тема. Битрикс24 даёт инструмент для работы по этой методологии, но для полноценного внедрения стоит изучить принципы скрама отдельно.

Итог урока

• Проекты, группы и коллабы в Битрикс24 — три способа объединить сотрудников вокруг общих задач, каждый со своей спецификой (сроки, внешний доступ, открытость).
• Каждое рабочее пространство включает задачи, диск, чат и гибкие настройки — вы подключаете только нужные инструменты.
• Диск проекта — ключевой элемент для хранения документации: вся история работы остаётся доступной, даже спустя годы.
• Скрам-команды подходят для проектов с большим объёмом задач и итеративным подходом: бэклог, спринты, оценка и ретроспектива.
• Привязка задач к проектам и группировка в списке задач дают наглядную картину загрузки по направлениям.