Урок 10. Как ставить задачи в Битрикс24 так, чтобы их выполняли с первого раза

Длительность видео: 21:47

10 урок из 57

Вы ставите задачу, всё кажется понятным — но исполнитель переспрашивает, делает не то, срывает сроки. Знакомо? Проблема чаще не в людях, а в том, как сформулировано поручение. Ниже — разбор того, из чего состоит задача в Битрикс24, какие поля и настройки влияют на результат и как использовать инструменты платформы, чтобы команда работала без «штрафных кругов». Пошаговую настройку смотрите в видеоуроке выше, а здесь — обзор возможностей и советы по применению.

Откуда можно поставить задачу

Задача — один из основных инструментов Битрикс24, через который вы фиксируете, что нужно сделать и к какому сроку. Фактически это способ организовать движение к результату.

Поставить задачу можно из множества мест: из раздела «Задачи», из чата (на основании сообщения), из карточки CRM (с привязкой к сделке или клиенту), из проекта, на основании письма. Задачи могут ставиться и автоматически — например, роботами в CRM. Такая гибкость нужна, чтобы поручение можно было зафиксировать в тот момент, когда оно возникает, не теряя контекст.

Из чего состоит задача: ключевые поля

Заголовок задачи

Заголовок — первое, что видит исполнитель в списке. Правило простое: даже вернувшись из трёхнедельного отпуска, вы должны по названию задачи вспомнить, что нужно сделать.

Типичный пример: компания Соль использует формат «Название компании/проекта. Суть задачи». По такому заголовку сразу понятно, к чему задача относится и что нужно сделать.

Описание задачи

Качественное описание — половина результата. Постановщик и исполнитель могут понимать результат по-разному. Чтобы этого избежать, описание строится из трёх частей:

1. Контекст — откуда задача взялась, почему она появилась.
2. Суть — что конкретно нужно сделать.
3. Критерии результата — в каком виде вы хотите увидеть итог.

Типичный пример: «Мы планируем записать новый курс по Битрикс24. Прежняя редакция — 40 уроков, но обновились интерфейсы и появились новые инструменты. Составь программу обучения, разбей на главы и уроки. Оформи результат в виде Excel-документа, сгруппированного по главам.» Здесь есть все три части — и исполнителю не нужно додумывать.

Совет: К описанию можно прикладывать файлы, цитировать сообщения, отмечать коллег. Используйте это, чтобы дать исполнителю максимум контекста — так вы сэкономите время на уточнениях.

CoPilot для описания задач

В Битрикс24 есть встроенный CoPilot, который помогает структурировать описание. Одна из полезных функций — составление чек-листа на основании описания задачи. CoPilot анализирует текст и предлагает отдельные пункты, которые можно сразу добавить в задачу.

Чек-лист нужен, чтобы исполнитель в процессе работы видел перед глазами конкретные пункты и ничего не забывал — просто отмечал выполненное галочками.

Важно: Использование CoPilot может «отключать мозг» постановщика — не полагайтесь на него полностью. Проверяйте и дополняйте предложенный чек-лист вручную.

Ролевая модель: кто за что отвечает

Исполнитель

Исполнитель — тот, с кого вы спрашиваете за результат. У задачи всегда один ответственный.

Если при постановке указать несколько исполнителей, Битрикс24 создаст головную задачу на вас (постановщика), а на каждого исполнителя — отдельную подзадачу. Так вы проверяете результат по каждому ответственному в одном месте.

Постановщик

Постановщика можно сменить. Но если сотрудник меняет постановщика, исполнителем автоматически назначается он сам. Логика: вы можете поставить себе задачу от лица другого сотрудника, но не можете назначить задачу другому от чужого имени.

Типичный пример: руководитель поймал вас в коридоре и попросил что-то сделать. Вы садитесь за компьютер, ставите задачу от его имени себе. Руководитель видит, как вы поняли задачу, и может скорректировать. Дальнейшее общение — в комментариях к задаче.

Соисполнители

Соисполнители — команда исполнителя. Их может быть много. Соисполнитель может начинать и завершать выполнение задачи, отмечать пункты чек-листа, писать комментарии — то есть полноценно участвовать в работе.

Совет: Если вы не хотите, чтобы соисполнители закрывали задачу (ведь за результат отвечает исполнитель), примите это как правило на уровне компании: соисполнитель пишет в комментариях, что свою часть сделал, но кнопку «Завершить» не нажимает.

Наблюдатели

Наблюдатели — сотрудники, которые не участвуют в выполнении, но должны следить за ходом. Задачу в Битрикс24 видят только её участники (и их руководители), поэтому наблюдатель — способ дать доступ смежным отделам.

Типичный пример: отдел продаж и производство обсуждают рекламацию клиента в комментариях к задаче. Юрист добавлен наблюдателем — следит за обсуждением и при необходимости подключается.

Важно: Не набивайте задачу ролями без необходимости. Добавляйте только тех, кто действительно заинтересован не просто в результате, но и в процессе исполнения.

Сроки и планирование

Крайний срок и диапазон выполнения

Для задачи можно указать не только дедлайн, но и диапазон: дату начала и дату завершения. Это полезно для проектной работы и построения диаграммы Ганта. Так вы даёте исполнителю понять: раньше определённой даты приступать не нужно (например, ещё не будет нужных материалов), а к конкретному числу результат должен быть готов.

Отдельная настройка — «Пропускать выходные и праздничные дни». При включении дата завершения рассчитывается с учётом нерабочих дней. Для большинства задач это необязательно, но при проектном планировании через диаграмму Ганта — удобно.

Запрет менять сроки

По умолчанию исполнитель может сдвинуть крайний срок самостоятельно. Это удобно не всегда: сотрудник видит просрочку и молча переносит дедлайн на неделю — и так многократно.

Совет: Снимайте галку «Разрешить исполнителю менять срок задачи», если для вас важен контроль. Пусть исполнитель напишет в комментариях: «Не укладываюсь, прошу перенести на неделю». Так вы узнаёте о проблеме вовремя, а не постфактум из уведомления.

Дополнительные настройки, которые влияют на результат

Контроль после завершения

Галка «Проконтролировать задачу после завершения» — важная настройка. Если она включена, после нажатия кнопки «Завершить» исполнителем задача приходит постановщику на проверку. У постановщика два варианта: принять результат или вернуть задачу в доработку.

Не все задачи требуют такого контроля. Но для определённых типов задач или для отдельных сотрудников — это обязательный этап, который не даёт закрыть задачу формально.

Требовать результат задачи

Если включить эту настройку, исполнитель не сможет завершить задачу, не указав, какой комментарий является результатом. Это дисциплинирует: перед закрытием нужно зафиксировать, что именно сделано. К результату можно приложить файл.

Автоматизация через подзадачи

Две полезные настройки для задач с подзадачами:

• «Сроки определяются сроками подзадач» — диапазон головной задачи рассчитывается автоматически. Полезно в проектной работе.
• «Автоматически завершать задачу при завершении подзадач» — если все подзадачи закрыты, головная тоже закрывается. Особенно актуально, когда задача поставлена на нескольких исполнителей: все отчитались — головная задача закрыта.

Привязка к проектам и CRM

Если задача относится к проекту или клиенту, её нужно привязать — к проекту или к элементу CRM. Привязка работает в обе стороны: можно выбрать проект/клиента из карточки задачи или создать задачу прямо из карточки проекта или CRM-элемента.

Напоминания

Напоминания можно настроить по мессенджеру или email, привязать к конкретной дате или к крайнему сроку, отправить постановщику или исполнителю.

Важно: Не злоупотребляйте напоминаниями. Исполнитель должен ориентироваться по срокам задач, а не ждать, когда ему напомнят. Напоминания — для суперважных задач, где нельзя допустить забывчивость.

Подробнее об учёте времени по задачам — в отдельном уроке курса.

Работа с задачей после постановки

Планирование через календарь

Из карточки задачи можно создать событие в календаре — зарезервировать конкретный слот времени под выполнение. Событие отображается и в карточке задачи, и в календаре сотрудника.

Для руководителя это прозрачность: вы видите, чем сотрудник занят. Для исполнителя — дисциплина: восемь рабочих часов в дне, и каждый час привязан к конкретной задаче.

Совет: Используйте привязку задач к календарю. Это помогает сотруднику «нарезать» рабочий день на слоты под конкретные задачи, а руководству — видеть загрузку команды.

Комментарии и обсуждение

В процессе выполнения появляются вопросы, уточнения, промежуточные результаты. Для этого есть комментарии и чат по задаче.

Принципиальное правило: задачи не обсуждаются за пределами инфополя задачи. Не в личных сообщениях, не в общих чатах — только в комментариях или чате самой задачи. Иначе важные решения теряются и не фиксируются.

Важно: Самые важные решения по задаче выносите в комментарии. Быстрые обсуждения — в чат по задаче. Но никогда — в личную переписку.

Фиксация результата и завершение

При завершении задачи исполнитель пишет, что сделано, может приложить файл и отметить комментарий как результат. Постановщик сверяется: получил ли он то, что хотел.

Итог урока

• Название задачи должно быть самодостаточным — чтобы по нему можно было вспомнить суть даже через три недели.
• Описание строится по формуле «контекст + суть + критерии результата». CoPilot поможет создать чек-лист, но проверяйте его вручную.
• Ролевая модель (исполнитель, соисполнители, наблюдатели) распределяет ответственность и доступ. Не добавляйте лишних участников.
• Сроки и контроль — снимайте у исполнителя право двигать дедлайн, включайте контроль после завершения для важных задач.
• Обсуждение — только внутри задачи, не в личных чатах. Все решения фиксируются в комментариях.

Как это настроить пошагово — смотрите в видеоуроке выше.