Главные настройки портала Битрикс24: что должен знать каждый администратор

Раздел настроек портала — одно из первых мест, куда стоит зайти администратору после регистрации Битрикс24. Именно здесь определяется, какие инструменты видят сотрудники, как выглядит портал, кто и что может публиковать, какие правила безопасности действуют. Многие из этих опций напрямую влияют на то, насколько комфортно и продуктивно команда будет работать в системе. Пошаговую настройку смотрите в видеоуроке выше, а здесь — обзор возможностей и советы по применению.

Управление набором инструментов

Первое, что доступно администратору, — включение и выключение целых блоков функционала портала. Не используете BI-конструктор, сайты, складской учёт или даже CRM? Эти разделы можно полностью скрыть из меню для всех сотрудников.

Каждый крупный раздел содержит вложенные подразделы с тонкими настройками — фактически вы можете убрать любой отдельный пункт меню.

Совет: Эта функция особенно ценна на этапе запуска. Не раскатывайте весь функционал на компанию сразу — подключайте инструменты по мере того, как команда осваивает предыдущие. Так вы снижаете сопротивление и ускоряете адаптацию.

Если в каком-либо разделе предусмотрено управление правами доступа, прямо из настроек можно перейти в соответствующий раздел и задать роли — кто из сотрудников что может делать.

Брендирование и адрес портала

Название и логотип

В разделе «Мой Битрикс24» можно задать название портала — оно отображается в шапке системы. По умолчанию это «Битрикс24», но логично заменить на название вашей компании. Также можно загрузить логотип, который заменит текстовое название.

Адрес портала и собственный домен

При регистрации порталу присваивается технический адрес, но его можно заменить на более читаемый — в зоне .bitrix24.ru. Выберите название, отражающее вашу компанию, и сохраните. Кроме того, можно подключить собственный корпоративный домен. Если у компании есть сайт, удобный вариант — создать поддомен вроде b24.вашсайт.ru. Для этого достаточно внести NS-записи в настройки домена. Менять домен можно сколько угодно раз, но на практике лучше определиться один раз — сотрудники должны привыкнуть к одному адресу.

Корпоративная тема оформления

Битрикс24 периодически обновляет тему оформления при выходе новых релизов. Однако администратор может загрузить собственный фон, задать корпоративные цвета и зафиксировать тему для всех сотрудников. При желании каждый сотрудник сможет дополнительно менять тему для себя.

Настройки коммуникаций

Лента новостей

Администратор определяет, кто из сотрудников может публиковать сообщения на всех сотрудников в ленте новостей. В крупных компаниях неконтролируемые публикации на весь портал вызывают вопросы у руководства, поэтому этот доступ обычно выдаётся определённым ролям — HR, руководителям подразделений. Можно вообще запретить публикацию на всех и обязать выбирать конкретные отделы-получатели. Также настраивается, подставляется ли «на всех сотрудников» по умолчанию при создании новости.

Чаты

Похожая логика работает для общего чата: можно определить, кто имеет право отправлять в него сообщения. Дополнительно настраиваются уведомления об увольнении сотрудников, о приглашении новых, о смене администратора, предпросмотр ссылок и автоудаление сообщений.

Важно: Автоудаление сообщений в чатах лучше отключить. Корпоративный портал нужен, чтобы накапливать информацию, а не терять её автоматически.

Отдельная опция — автоматическое создание чата по просроченным задачам. Если она включена, при каждой просрочке система создаёт отдельный чат для всех участников задачи. Учитывая, что задачи имеют свойство просрачиваться, это приводит к лавине чатов, особенно у тех сотрудников, которые и без того не справляются с нагрузкой.

Совет: Отключите автоматическое создание чатов по просроченным задачам — это избавит команду от информационного шума и не создаст ложного ощущения, что проблема «решается» через чат.

Каналы

Можно разрешить или запретить сотрудникам добавлять публикации в общий канал новостей компании и определить, кому это доступно.

Настройки диска

Администратору доступны следующие опции по работе с корпоративным диском:

• Версионность документов — сколько версий файла сохраняется в истории. Время хранения по умолчанию — 90 дней, после чего старые версии удаляются автоматически.
• Инструмент для работы с документами — по умолчанию используется встроенный редактор Битрикс24, который хорошо справляется с задачами.
• Редактирование документов из ленты и задач — разрешено по умолчанию.
• Автоматическое подключение диска группы — если опция включена, при вступлении сотрудника в группу её диск подключается автоматически, без дополнительного запроса.
• Публичные ссылки на файлы — если для компании это неприемлемо с точки зрения безопасности, опцию можно отключить (на платных тарифах).
• Блокировка документа при редактировании — запрещает одновременное редактирование одного файла несколькими сотрудниками.
• Поиск по содержимому документов — на тарифе Enterprise доступна индексация не только заголовков, но и содержимого файлов. Это даёт возможность находить документы глобальным поиском по тексту внутри них.

Настройки по сотрудникам

В этом разделе задаётся формат отображения имени сотрудника, формат страны и региона в номерах телефонов, региональные настройки адреса, а также — показывать ли год рождения в профиле (только дату или дату вместе с годом).

Здесь же настраивается, кто и как может приглашать новых пользователей на портал. Функция быстрой регистрации удобна на этапе массового добавления сотрудников, но со временем её лучше отключить.

Отдельная опция — доступ внешних пользователей через инструмент Коллабы: отдельное пространство внутри портала, к которому можно подключить людей, не являющихся сотрудниками компании.

Администратор также решает, показывать ли уволенных в списке сотрудников и публиковать ли автоматические уведомления о новых и уволенных сотрудниках в ленте.

Совет: Автоматические уведомления о приёме и увольнении лучше отключить. Информировать команду о кадровых изменениях — задача HR или руководителя подразделения, а не робота.

Пульс компании

Пульс компании — инструмент, который показывает, насколько активно сотрудники используют различные инструменты Битрикс24, с детализацией по подразделениям и персонально по каждому. Полезная аналитика для руководителя, хотя на данный момент интерфейсное расположение этого виджета на портале временно ограничено.

Безопасность

Двухфакторная авторизация

Администратор может включить двухфакторную авторизацию для всех сотрудников или выборочно для отдельных пользователей.

Журнал событий

На портале доступен журнал событий, однако на тарифах до «Профессионального» в нём отображаются только события входа. Полноценная история входов доступна на тарифе Enterprise.

Ограничение по IP-адресам

Для конкретного сотрудника, подразделения или всей компании можно ограничить доступ к порталу — разрешить авторизацию только с определённых IP-адресов. Типичный пример: отдел продаж работает только через удалённые рабочие столы. В этом случае указываются IP-адреса этих рабочих столов, и сотрудники отдела не смогут войти в Битрикс24 с персональных устройств.

Чёрные списки

Настройка чёрных списков позволяет заблокировать нежелательные email-адреса и телефоны — контакты, которые не должны дозваниваться или писать в компанию.

Дополнительные настройки

• Реквизиты компании — используются в кадровом документообороте (КЭДО) и генераторе документов. Обязательно заполните.
• График работы — влияет на отображение в календарях и другие функции. Можно задать общий график или настроить отдельно по подразделениям.
• Праздничные дни — заполняются вручную простым перечислением дат через запятую (в отличие от производственного календаря в учёте рабочего времени).
• Формат времени — общий формат для портала.
• Отслеживание статусов писем — позволяет в CRM видеть, кто прочитал письмо, и отслеживать переходы по ссылкам из писем. Отправитель по умолчанию — все системные письма с портала отправляются от имени администратора. Рекомендуется сменить на корпоративный адрес (например, noreply@ или аналогичный), чтобы сотрудники не получали письма от личной почты администратора.
• Отображение карт — при наведении на адрес в CRM всплывает карта, и здесь настраивается используемый сервис.
• Установка приложений из Маркетплейса — по умолчанию опция выключена для рядовых сотрудников, и включать её не стоит. Если сотруднику нужно приложение — заявка подаётся администратору.
• Настройки CoPilot — встроенная нейросеть Битрикс24. Здесь выбирается, какие нейросети для каких инструментов доступны.
• Удаление портала — крайняя опция, доступная при необходимости.

Итог урока

• Администратору Битрикс24 доступен обширный раздел настроек, скрытый от обычных сотрудников, — он определяет, как работает портал для всей компании.
• Управление набором инструментов позволяет поэтапно подключать функционал, снижая порог входа для команды.
• Настройки коммуникаций (лента, чаты, каналы) помогают навести порядок в информационном потоке и избежать хаоса в крупных компаниях.
• Блок безопасности — двухфакторная авторизация, ограничение по IP, журнал событий — защищает корпоративные данные.
• Брендирование, домен, тема оформления — формируют у сотрудников ощущение «своего» рабочего пространства.

Как это настроить пошагово — смотрите в видеоуроке выше.