Урок 12. Контроль сроков и представления задач в Битрикс24: как не потеряться в списке дел

Длительность видео: 18:13

12 урок из 57

Когда задач десятки и сотни, стандартный список перестаёт работать — непонятно, что горит, что можно отложить, а что вообще не ваше. Ниже — разбор всех представлений задач в Битрикс24 и приёмов фильтрации, которые помогают видеть только нужное. Пошаговую настройку смотрите в видеоуроке выше, а здесь — обзор возможностей и советы по применению.

Зачем нужны представления и фильтры задач

Список задач в Битрикс24 растёт естественным образом: свои задачи, задачи подчинённых, задачи, где вы соисполнитель или наблюдатель. Это нормально — значит, процессы работают. Но без фильтрации и подходящего представления вы тонете в информационном шуме.

Битрикс24 предлагает несколько способов смотреть на задачи: списочное представление, сроки, мой план, календарь, диаграмма Ганта и Канбан (в проектах). Дополнительно задачи можно просматривать в разрезе проектов, потоков и скрам-команд. Каждый из этих режимов решает свою задачу — от быстрого контроля дедлайнов до управления проектными зависимостями.

Фильтрация задач: видеть только то, что нужно

Предустановленные фильтры

Битрикс24 «из коробки» даёт набор готовых фильтров: задачи в работе, завершённые, отложенные, просроченные и почти просроченные. Этого хватает для базовой навигации, но для ежедневной работы стоит пойти дальше.

Пользовательский фильтр «Мои задачи в работе»

Один из самых полезных приёмов — создать фильтр, который показывает только те задачи, где вы исполнитель и задача в работе. Такой фильтр убирает из поля зрения всё, где у вас другая роль (наблюдатель, постановщик, соисполнитель), и оставляет только то, что непосредственно нужно делать.

Этот фильтр можно закрепить по умолчанию — тогда при каждом заходе в раздел задач он подставляется автоматически. Не нужно каждый раз переключаться вручную.

Совет: создайте фильтр «Мои задачи в работе» и закрепите его по умолчанию. Так вы при открытии списка задач сразу видите только то, что лично вам нужно выполнять.

Альтернативный способ переключения между ролями — выпадающий список, где можно выбрать задачи по всем ролям, только как соисполнитель, только как постановщик или наблюдатель. Но сохранённый фильтр удобнее, потому что подставляется автоматически.

Важно: если не фильтровать задачи, отображаются все, включая завершённые. Это касается любого представления. Фильтры — обязательный инструмент, чтобы не было информационного шума.

Списочное представление

Классическая таблица задач. Вы настраиваете состав колонок под себя — как и в любых других табличных сущностях Битрикс24. Колонки можно менять местами, а список — сортировать по каждой из них.

Что ещё можно сделать со списком:

• Выгрузка и загрузка через Excel/CSV — есть возможность экспортировать список задач или загрузить задачи из файла.
• Группировка по подзадачам — если задачи имеют вложенную структуру (Битрикс24 поддерживает неограниченную вложенность), можно включить группировку и видеть иерархию.
• Группировка по проектам — задачи, привязанные к группам/проектам, также можно сгруппировать.

Важно: при включённой группировке сортировка работает внутри каждой группы, а не по всему списку. Если нужно отсортировать все задачи по крайнему сроку общим списком — группировку лучше отключить.

Групповые действия

Когда нужно обработать несколько задач разом, пригодятся групповые действия: отметить задачи галками и массово сменить крайний срок, исполнителя, постановщика, пингануть исполнителя (отправить уведомление) или завершить задачи.

Представление «Сроки»

Одно из самых полезных представлений для ежедневной работы. Задачи автоматически раскладываются по колонкам в зависимости от крайних сроков: просроченные, на сегодня, на эту неделю, на следующую неделю и далее.

Почему это удобно:

• Сразу видно, что горит (колонка «Просрочено»), что нужно сделать сегодня, а что — на неделе.
• Задачи можно перетаскивать между колонками — при этом крайний срок автоматически пересчитывается (при наличии прав на изменение сроков).
• Прямо из колонки можно быстро создать задачу — она сразу получит крайний срок, соответствующий периоду.
• Здесь же удобно менять исполнителя и завершать задачи.

Совет: колонка «Просрочено» в идеале должна быть пустой. Если задача не срочная — перетащите её на нужный период, чтобы не копить визуальный долг.

Представление «Мой план»

Мой план — это инструмент для распределения задач по типам, а не по срокам. Вы настраиваете колонки под свою логику: например, «Внутренние задачи компании», «Клиентские задачи», «Партнёрские задачи». Первая колонка — «Неспланированная» — содержит всё, что ещё не распределено.

Такой подход помогает входить в состояние потока: вы выделяете время на определённый тип задач и работаете только с одной колонкой, не отвлекаясь на остальное.

Типичный пример: в отделе продаж автоматизированные задачи ставятся с определёнными тегами — обзвон клиентской базы, актуализация контактных лиц. Эти задачи автоматически попадают в нужную колонку, и менеджер разгребает их в выделенный блок времени.

Совет: можно автоматизировать распределение задач по колонкам через теги — задача с определённым тегом сразу попадает в нужную колонку.

Календарь задач

Битрикс24 позволяет отобразить задачи в формате календаря — по месяцам или неделям, привязывая к срокам исполнения. Инструмент существует, но на практике календарное представление задач менее востребовано — для планирования по срокам удобнее представление «Сроки», а для проектной работы — диаграмма Ганта.

Диаграмма Ганта

Классический инструмент для проектного управления. На диаграмме Ганта видно:

• когда задача поставлена,
• в какой промежуток времени её нужно выполнять,
• когда наступает крайний срок.

Управление сроками

Прямо на диаграмме можно перетаскивать задачи, меняя крайние сроки и промежутки исполнения. Это намного нагляднее, чем редактирование дат в карточке.

Зависимости между задачами

Ключевая возможность — установка взаимосвязей между задачами и подзадачами. Если задачи связаны, при перемещении одной автоматически сдвигаются сроки связанных задач.

Отдельная опция — определение сроков задачи на основании подзадач. Если включить эту настройку, при изменении срока подзадачи автоматически сдвигается срок головной задачи.

Важно: при активной работе с зависимостями задач без настроенных уведомлений каждое изменение сроков будет генерировать всплывающие оповещения. Настройте уведомления в Битрикс24 заранее, чтобы не получать лишний «мусор».

Диаграмму Ганта можно масштабировать и распечатать — полезно для совещаний и отчётов.

Канбан в проектах

Канбан доступен при работе с задачами внутри проектов. Каждая колонка — это стадия выполнения задачи. Типовая структура: «Новые задачи» → «В работе» → «На проверке» → «Сделано».

Как это работает в команде:

• Формируется бэклог — список задач, которые нужно реализовать.
• Исполнитель берёт задачу в работу, перетаскивая её в следующую колонку (как стикер на физической доске).
• Выполненная задача уходит на проверку постановщику.
• После проверки — в колонку «Сделано».

Автоматизация стадий

К стадиям Канбана можно привязать роботов — автоматические действия при смене стадии. Например, при перемещении задачи в колонку «Сделано» робот автоматически завершает задачу. Это избавляет от ручного закрытия задач.

Стадия задачи отображается и в карточке задачи — это удобно для быстрой ориентации.

Итог урока

• Фильтры — обязательный инструмент. Создайте фильтр «Мои задачи в работе» и закрепите его по умолчанию.
• Представление «Сроки» — лучший способ контролировать дедлайны и разгребать просрочки.
• Мой план помогает организовать задачи по типам и работать в режиме фокуса.
• Диаграмма Ганта незаменима при проектной работе — особенно для контроля зависимостей между задачами.
• Канбан + роботы — удобная связка для командной работы с визуальным контролем стадий.
Как это настроить пошагово — смотрите в видеоуроке выше.