Урок 20. График отсутствий в Битрикс24: как контролировать отпуска, больничные и командировки

Сотрудник уходит в отпуск, а его коллега с такой же ролью — на больничный. Результат — подразделение парализовано, задачи стоят. Чтобы таких ситуаций не возникало, нужен единый инструмент учёта отсутствий, доступный всей компании. Ниже — разбор графика отсутствий в Битрикс24: какие задачи он закрывает, как в него попадают данные и как выстроить на его основе планирование. Пошаговую настройку смотрите в видеоуроке выше, а здесь — обзор возможностей и советы по применению.

Зачем нужен график отсутствий

Любая компания сталкивается с отпусками, больничными и командировками. Если информация об отсутствиях живёт в головах руководителей или разрозненных таблицах, неизбежны накладки: задачи назначаются на тех, кого нет на месте, сроки срываются, коллеги не понимают, к кому обращаться.

График отсутствий решает эту проблему — он собирает все данные в одном месте и делает их видимыми для участников компании. Каждый сотрудник может открыть график и понять, кто сейчас доступен, а кто нет. Это напрямую влияет на скорость взаимодействия и принятие решений.

Представления графика: день, неделя, месяц

График отсутствий поддерживает три представления — день, неделя и месяц. Выбор зависит от задачи.

Представление месяца удобно для стратегического планирования отпусков, но в нём не отображаются отсутствия короче суток. Если сотрудник, например, отсутствует несколько часов (выезд к врачу, короткая командировка), это будет видно только в представлениях дня или недели.

Совет: для оперативного контроля используйте представление недели — оно показывает и короткие, и длительные отсутствия.

Три способа добавить отсутствие

Данные попадают в график отсутствий тремя путями. Каждый подходит для разных ситуаций.

Через событие в календаре

Если при создании события в календаре Битрикс24 указать, что сотрудник будет отсутствовать, это событие автоматически отразится в графике отсутствий. Удобно, когда отсутствие привязано к конкретному событию — встрече за пределами офиса, выезду к клиенту.

Напрямую в графике отсутствий

В самом инструменте есть возможность добавить отсутствие вручную: выбрать сотрудника, указать причину (больничный, отпуск, командировка) и задать период.

Типичный пример: сотрудник звонит утром и сообщает, что заболел и берёт больничный до конца недели. Руководитель или HR-специалист вносит эту информацию, и она сразу видна всей команде.

Важно: кнопка ручного добавления отсутствия доступна только администраторам портала. Рядовой сотрудник или HR без административных прав не сможет ей воспользоваться. Для них нужна автоматизация — об этом ниже.

Через бизнес-процесс (автоматизация)

Третий и самый масштабируемый способ — автоматизация через бизнес-процессы. В Битрикс24 по умолчанию уже создан бизнес-процесс «Заявление на отпуск» в ленте новостей. Сотрудник запускает процесс, указывает желаемые даты — и запрос уходит на согласование руководителю. После одобрения отсутствие автоматически попадает в график.

Такой подход снимает ограничение по правам доступа: сотруднику не нужны административные привилегии, чтобы оформить отпуск. Всё проходит по заданному маршруту — с нужными этапами согласования и фиксацией результата.

Стандартный бизнес-процесс можно адаптировать под свою компанию: задать, кто утверждает отпуск, кто оформляет, какие дополнительные шаги нужны.

Совет: автоматизация через бизнес-процессы — оптимальный вариант для компаний, где оформлением отпусков занимается отдел персонала без административных прав на портале.

Планирование отпусков: как избежать накладок

Одна из ключевых задач графика отсутствий — планирование отпусков без ущерба для рабочих процессов.

Когда сотрудник приходит с просьбой согласовать отпуск, руководитель открывает график, выбирает нужное подразделение и сразу видит, кто из коллег с аналогичными ролями уже запланировал отсутствие на этот период. Если заместитель сотрудника в те же даты тоже в отпуске — очевидно, что нужно скорректировать сроки.

Типичный пример: в компании планирование отпусков происходит в конце года. Две недели сотрудник обязан отгулять в определённый период, а оставшиеся две недели распределяет по ходу года. При составлении такого плана критически важно, чтобы сотрудники с одинаковыми ролями в подразделении не уходили в отпуск одновременно. График отсутствий здесь — основной инструмент сверки.

Фильтрация и навигация

График можно отфильтровать по подразделению — это особенно полезно в крупных компаниях, где просмотр всех сотрудников одновременно неинформативен. По умолчанию отображаются все подразделения, но вы можете сузить выборку до конкретного отдела.

Также в графике есть быстрая навигация по датам — можно оперативно переключиться на нужный период без пролистывания.

Права доступа и управление

Отдельной вкладки для настройки прав доступа к графику отсутствий нет. Управление правами реализуется через бизнес-процессы: на каждом шаге автоматизации вы определяете, какие сотрудники могут запускать процесс, какие — редактировать, какие — принимать решения.

Такой подход гибче, чем статичные права: вместо того чтобы давать HR-специалисту полные административные права на портале, вы создаёте бизнес-процесс, в котором именно HR запускает и обрабатывает заявления — без лишних привилегий.

Итог урока

• График отсутствий — единый инструмент для учёта отпусков, больничных и командировок, доступный всей компании.
• Три представления (день, неделя, месяц) покрывают и оперативный контроль, и стратегическое планирование.
• Данные попадают в график тремя способами: через календарь, вручную или через бизнес-процессы.
• Автоматизация через бизнес-процессы решает проблему прав доступа и выстраивает маршрут согласования отпусков.
• Фильтрация по подразделениям помогает быстро проверить, не пересекаются ли отпуска сотрудников с одинаковыми ролями.

Как это настроить пошагово — смотрите в видеоуроке выше.