Урок 2. Чаты в Битрикс24: как выстроить рабочую коммуникацию в одном окне

Длительность видео: 16:53

2 урок из 57

Команда переписывается в WhatsApp, задачи обсуждают в Telegram, а файлы пересылают по почте — знакомая картина. Рабочая информация разбросана по разным мессенджерам, и никто не знает, где искать договорённости недельной давности. Ниже — разбор чатов в Битрикс24: какие задачи они решают, чем отличаются от обычных мессенджеров и как использовать их с максимальной пользой для бизнеса. Пошаговую настройку смотрите в видеоуроке выше, а здесь — обзор возможностей и советы по применению.

Уведомления: почему 99+ на счётчике — это проблема

Центр уведомлений в Битрикс24 собирает всё, что происходит на портале: задачи, комментарии, упоминания, изменения в CRM. Если не настроить фильтрацию, счётчик быстро дорастает до 99+ — и перестаёт нести какую-либо ценность. Сотрудник перестаёт заходить в уведомления, потому что «там всё равно сотня непрочитанных», и начинает пропускать действительно важные события.

Две настройки, которые стоит изменить сразу

Автоматическое прочтение уведомлений — эту опцию лучше отключить. Когда она включена, все уведомления при входе в раздел помечаются прочитанными, и вы теряете понимание, с чем уже работали, а с чем нет.

Звук уведомлений — отключайте сразу. В офисе постоянные звуковые сигналы раздражают коллег и не помогают продуктивности.

Простой и расширенный режим уведомлений

В простом режиме вы выбираете каналы доставки: веб-версия, электронная почта, пуш-уведомления на телефон. При этом уведомления по электронной почте нужны в редких случаях — например, для руководителей, которые работают только с почтой на телефоне и не устанавливают приложения.

Расширенный режим — то, что стоит потратить 15 минут на настройку. Здесь перечислены все типы уведомлений портала, и для каждого типа вы указываете, куда он должен приходить. Типичный пример: упоминание в чате — на десктоп и в веб-версию, но не в мобильное приложение. Просроченные задачи — только на портале, без пуша.

Совет: после настройки расширенного режима цифра на счётчике будет отражать только те события, которые действительно требуют вашего внимания. Это принципиально меняет отношение к уведомлениям.

Как работать с центром уведомлений

После того как уведомление отработано — удаляйте его. Не помечайте прочитанным (оно останется в списке), а именно удаляйте. Цель — держать центр уведомлений пустым. Тогда каждое новое уведомление — это сигнал к действию, а не фоновый шум.

Если какое-то уведомление требует возврата позже (например, задачу нужно проверить завтра) — оставьте его. Удалите остальные. В результате в центре уведомлений останутся только те, которые нужно держать в фокусе.

Важно: этот подход работает только при отключённом автоматическом прочтении. Иначе вы не отличите обработанные уведомления от новых.

Зачем бизнесу корпоративный мессенджер

WhatsApp и Telegram удобны для личного общения, но для рабочей коммуникации внутри компании у них есть ограничения. Корпоративный мессенджер решает три задачи, которые обычные мессенджеры не закрывают:

Закрытый контур. В корпоративном мессенджере — только сотрудники компании. Новый человек появляется при приёме на работу, уволенный — автоматически теряет доступ. В Telegram или WhatsApp бывший сотрудник продолжает сидеть в чатах, пока администратор вручную не почистит группы.

Интеграция с рабочей средой. Мессенджер в Битрикс24 связан с задачами, CRM, календарём. Обсудили вопрос в чате — тут же создали задачу или встречу прямо из сообщения, с цитатой из переписки. Ни один обычный мессенджер этого не позволяет.

Безопасность. В закрытом корпоративном мессенджере невозможна ситуация, когда сотруднику пишут с поддельного аккаунта, замаскированного под руководителя. Если команда договорилась, что вся рабочая коммуникация идёт через Битрикс24, риски утечки информации и мошенничества существенно снижаются.

Совет: чат — один из инструментов Битрикс24, который «взлетает» проще всего. Через него сотрудники привыкают к порталу и начинают использовать остальной функционал.

Личные чаты: переписка один на один

Чат с коллегой работает как обычный мессенджер: сообщения, файлы, реакции. Пуш-уведомления приходят на мобильный телефон, мобильное приложение работает стабильно и быстро.

Ключевое преимущество — то, что происходит вокруг переписки:

• Создание задачи из сообщения. Обсудили с коллегой вопрос, поняли, что нужно поставить задачу с дедлайном и ответственным — создаёте её прямо из сообщения. В задачу автоматически подтягивается цитата из чата.
• Создание встречи из сообщения. Если вопрос требует обсуждения — создаёте встречу тем же способом.
• Обмен файлами. Файлы можно загрузить с компьютера или найти в самом Битрикс24.
• Поиск по истории. Даже если сотрудник уволился, вся история переписки с ним сохраняется и доступна через поиск.
• Сводка по чату. Все файлы, задачи, события и ссылки, которые фигурировали в чате, собраны в отдельном окне — удобно для поиска информации.

Групповые чаты: командная работа

Когда в обсуждении участвуют несколько человек, создаётся групповой чат. Участников можно добавлять поимённо, а можно — целыми подразделениями. Все сотрудники подразделения автоматически попадут в чат. Если в отдел приходит новый человек — он тоже автоматически окажется в нужных чатах.

Открытые и закрытые чаты

Закрытый чат — сотрудники не видят его и не могут присоединиться самостоятельно. Участников добавляет владелец или администратор.

Открытый чат — сотрудники видят чат и могут присоединиться сами.

Управление доступом

У группового чата есть владелец и администраторы с правами на добавление участников. Это решает типичную проблему мессенджеров, где любой участник может добавить кого угодно.

Автоудаление сообщений

Функция существует, но в корпоративном контексте её ценность сомнительна: задача корпоративного инструмента — накапливать информацию, а не стирать её. Тем не менее, если для конкретного чата это оправдано, возможность настроить автоудаление есть.

Видео- и аудиозвонки

Прямо из чата можно начать аудио- или видеозвонок — как один на один, так и групповой. Качество изображения хорошее, трафик приемлемый для корпоративной сети. Дополнительно есть возможность подключить нейросеть для транскрибации звонка — это позволяет автоматически получить текстовую запись разговора.

Каналы: информирование без обсуждения

Каналы работают по принципу Telegram-каналов: автор публикует сообщения, подписчики их читают. Коллег можно подписать на канал добровольно или принудительно — добавив как участников.

Типичный пример: канал руководства с объявлениями, канал HR с новостями компании, канал отдела продаж с обновлениями по продукту.

Коллабы: общение с внешними участниками

Коллабы позволяют пригласить в чат Битрикс24 людей, которые не являются сотрудниками вашей компании — подрядчиков, партнёров, фрилансеров. Приглашённые участники получают доступ к интерфейсу Битрикс24, могут переписываться, обмениваться файлами и работать с задачами. Подробнее об этом — в отдельном уроке курса.

CoPilot: встроенная нейросеть

В чатах Битрикс24 доступен CoPilot — встроенная нейросеть текстового типа. Можно отправлять текстовые запросы и получать ответы: накидать идеи, сгенерировать описание, сформулировать мысль. Для базовых текстовых задач это снимает необходимость переключаться на сторонние сервисы. Подробнее о нейросетях в Битрикс24 — в отдельных уроках курса.

Контакт-центр и телефония

Помимо внутренних коммуникаций, в чатах Битрикс24 отображаются сообщения от клиентов, которые пишут через Telegram, WhatsApp, ВКонтакте и другие каналы. Менеджер получает все сообщения в Битрикс24 и отвечает оттуда, а клиент продолжает общаться в удобном ему мессенджере. Вся переписка сохраняется в CRM с привязкой к карточке клиента и ответственному менеджеру — это даёт возможности для аналитики, переключения между менеджерами и подключения коллег. Подробнее — в уроках о CRM.

При подключённой телефонии из чатов можно совершать звонки по номеру телефона. Подробнее об этом — в отдельном уроке курса.

Итог урока

• Уведомления — настройте расширенный режим, отключите автопрочтение и звук. Держите центр уведомлений пустым, удаляя отработанные уведомления.
• Корпоративный мессенджер — закрытый контур только для сотрудников, интеграция с задачами и CRM, защита от мошенничества.
• Задачи и встречи из сообщений — любое обсуждение в чате можно превратить в задачу или встречу одним действием.
• Групповые чаты с привязкой к подразделениям — автоматическое добавление и удаление сотрудников при кадровых изменениях.
• Каналы, коллабы, CoPilot, контакт-центр — инструменты для информирования, работы с внешними участниками, генерации контента и общения с клиентами.

Как это настроить пошагово — смотрите в видеоуроке выше.