В статье мы расскажем о достойной альтернативе привычным Asana, Trello, JIRA и TodoIst, а именно о таск-менеджере для совместной работы от Битрикс24.
Для начала кратко вспомним ключевые моменты, которые так полюбились в сервисах Asana, Trello, JIRA и TodoIst, без которых уже сложно представить свою работу:
- Общий принцип работы: возможность создать проект и разбить на категории. В категориях выделить задания и контролировать их по времени, с возможностью делегирования;
- Редактирование и хранение документации в облаке;
- Создание автоматизированных процессов между командами-группами;
- Визуализация и хронология рабочего процесса – доски, списки, графики, календари, диаграммы;
- Управление проектами. Задачи и подзадачи. Календари, работа с задачами по группам.
- Общение - сообщения и комментарии в рамках групп, проектов, личные;
- Интеграция с другими сервисами;
- Сопровождение и техподдержка клиентов, гарантированные обновления;
- Синхронизация в режиме реального времени на всех устройствах, работа в пути: мобильное приложение;
- Отчётность – уведомления, графики, нагрузка, экспорт проектов;
- Поиск задач/проектов, сотрудников, тегов в системе;
- Личная эффективность – постановка плана на предстоящий день.
Итак привычные сервисы больше не доступны, а в Битрикс24 есть всё необходимое для совместной работы с задачами и проектами.
Онлайн-сервис разработан полностью на русском языке и недопонимания у сотрудников не возникнет.
Разберёмся с возможностями по порядку:1. Task-менеджер Битрикс24 работает на основе модуля "Задачи и проекты" в связке с "Социальной сетью".
- Помогает ставить задачи любой сложности сотрудникам и контролировать их выполнение. Объединять задачи в проекты.
Работать наглядно с задачами можно в шести представлениях: список, три варианта системы планирования канбан: классические стадии, "мой план" и сроки, диаграмма Ганта, календарь.
- Добавляйте чек-листы и файлы; выбирайте ответственных, наблюдателей и сроки в несколько кликов.
-
К задаче, например, можно привязать и элементы CRM. Они будут показываться под описанием задачи. А если вам требуется отредактировать элементы сразу в карточке задания, для удобства можно установить наше приложение.
Вперёд! Редактируйте привязки к CRM без лишних кликов.
- Для регулярных задач есть шаблоны, а процесс можно перевести в автоматический режим и сэкономить время. Шаблоны можно создавать, редактировать, сохранять, делиться с коллегами.
- Гибкие фильтры помогут найти любую задачу за считанные секунды. Создайте столько фильтров, сколько нужно для работы. Сохраните и используйте при необходимости. Важные задачи - добавьте в "Избранное".
2. Команда - сила.
Создайте в Битрикс24 группы для сотрудников. Соответствующие отделам в компании или рабочим группам в рамках проекта.Настройте общение в группах, чтобы сотрудники из одной группы не отвлекали перепиской коллег из других проектов, обсуждайте задачи, создавайте и редактируйте файлы.
Работайте по методологии "Скрам", планируйте и контролируйте спринты, достигайте результатов командой!
3. Планируйте наглядно.
Встроенный планировщик проектов – диаграмма Ганта. Позволяет оценить планируемое и фактически затраченное на задачи время.Вы сразу видите общую картину проекта: какие задачи запланированы, какие готовы, что в процессе, какие задания просрочены или не имеют определенного срока.
Диаграмма Ганта удобна на больших проектах: вы сможете передвигать сроки, создавать новые события, назначать ответственных и устанавливать приоритеты.
4. Личная эффективность. Ведите списки дел.
Организуйте свои дела в списки, чтобы не потеряться в потоке задач.Выбирайте, какие задачи просматривать: задачи на сегодня, неделю или месяц, приоритетные задачи, задачи в группах или проектах.
Вы сможете создавать любые удобные вам списки и пользоваться ими многократно.
5. Контролируйте работу
В менеджере задач Битрикс24 вся отчётность доступна в режиме онлайн.Система сама считает, сколько сотрудники тратят времени на выполнение задач. Задачи разделены по степени участия и ответственности:
"Делаю" — сотрудник назначен исполнителем;
"Помогаю" — соисполнителем;
"Наблюдаю" — наблюдателем;
"Поручил" — для постановщиков задач;
"Все" — все задачи.
К любой из задач в разделе можно перейти в пару кликов, посмотреть на каком она этапе и укладывается ли исполнитель в срок.
Просроченные задачи отмечаются красными счетчиками. А если установить дополнительное приложение Соли - в карточке задачи приближение крайнего срока будет отображаться дополнительно цветовым индикатором.
Оценка: Оценить загрузку подчиненных удобно через сводку в разделе "Руковожу".
В разделе "Проекты" размещены инструменты для организации и управления работой над проектом.
За что ещё полюбить таск-менеджер Битрикс24?
- Доступность: блок Задачи и проекты есть в бесплатной версии продукта. Можно работать совершенно бесплатно, не 30 дней, а навсегда.
- Открытый и надёжный API. Собирайте свою систему так, как видите её вы, а не так как навязал разработчик.
- Работайте когда вздумалось (например, в пути) с мобильного или стационарного устройства из любой точки нашей Родины.
- Битрикс24 не только таск-менеджер - это и CRM, и контакт-центр, и сайт и магазины. Огромный конструктор, блоки которого мы разберём в следующих статьях.
