+7 (800) 350-80-14
Санкт-Петербург, пер. 1-й Верхний, д. 12, лит. А, офис 202
Соль. Внедрение CRM Битрикс24
Услуги
  • Внедрение
  • Техподдержка
  • Настройка Битрикс24
  • Уроки по настройке
  • Импортозамещение
Лицензии
Приложения
IT-услуги
Решения для бизнеса
  • IP-телефония Мобилон
  • Готовые решения СОТБИТ
  • КоллТрекинг CoMagic
  • Конструктор скриптов КоллХелпер
Блог
Вакансии
Ещё
    Соль. Внедрение CRM Битрикс24
    Услуги
    • Внедрение
    • Техподдержка
    • Настройка Битрикс24
    • Уроки по настройке
    • Импортозамещение
    Лицензии
    Приложения
    IT-услуги
    Решения для бизнеса
    • IP-телефония Мобилон
    • Готовые решения СОТБИТ
    • КоллТрекинг CoMagic
    • Конструктор скриптов КоллХелпер
    Блог
    Вакансии
    Ещё
      Соль. Внедрение CRM Битрикс24
      • Услуги
        • Назад
        • Услуги
        • Внедрение
        • Техподдержка
        • Настройка Битрикс24
        • Уроки по настройке
        • Импортозамещение
      • Лицензии
      • Приложения
      • IT-услуги
      • Решения для бизнеса
        • Назад
        • Решения для бизнеса
        • IP-телефония Мобилон
        • Готовые решения СОТБИТ
        • КоллТрекинг CoMagic
        • Конструктор скриптов КоллХелпер
      • Блог
      • Вакансии
      • Личный кабинет
      • +7 (800) 350-80-14
      Будьте на связи
      Санкт-Петербург, пер. 1-й Верхний, д. 12, лит. А, офис 202
      hello@saltpro.ru
      • Вконтакте
      • Telegram
      • YouTube
      • Яндекс.Дзен
      • Pinterest

      Нетривиальное использование сделок в Битрикс24 для документооборота

      Формирование процесса документооборота заказчика при помощи сделок в Битрикс24.


      Правильный процесс документооборота - залог успешного взаимодействия подразделений компании и формирования достоверной отчетности.

      Заказчик обратился к нам с вопросом организации документооборота в Битрикс24:

      Процесс состоял из ручной расстановки задач, с вовлечение сотрудников различных подразделений. Возникали трудности в отслеживании результатов поэтапно по документам, и выявлении причин замедления работ.

      Что сделали мы?
      Придумали реализовать процесс на Сделках под названием "Документооборот".

      Почему на сделках?

      1. Наглядные стадии сделки (этапы согласований документов);
      2. Удобно пользоваться фильтрацией;
      3. Есть возможность увидеть статистику по контрагентам;
      4. Существует потенциальная интеграция с 1С.
      Napravlenie_sdelok_dokumentooborot_1x.jpg

      Направление Сделок "Документооборот".

      При формировании Cделки происходит её автонумерация по определенному алгоритму.

      Сделка создана - запускается бизнес-процесс, который обращается к специализированному нумератору, где хранится информация о следующем порядковом номере. Номер подставляется в название Сделки.

      В момент перевода Сделки на этап "Согласование договора" необходимо в окне сделки запустить одноименный бизнес-процесс "Согласование договора".

      soglasovanie_d-ta_biznes-protsess_1x.jpg
      Запуск бизнес-процесса "Согласование документа".

      Всплывает форма, в которую необходимо внести данные по конкретному документу:

      forma_soglasovaniya_1x.jpg

      Форма " Согласование документа".

      После чего запускается бизнес - процесс.

      Предусмотрена проверка системой. Если бизнес-процесс выбран неправильно, он останавливается и инициатору приходит уведомление.


      Согласование проходит 5 этапов:

      1. Согласование руководителем – руководителю ставится задание, в виде уведомления со ссылкой на форму для выполнения задачи.

      Три варианта развития событий:

      • согласовать - переходит к следующему участнику бизнес-процесса;
      • отправить на доработку - отправляется уведомление пользователю запустившему бизнес-процесс, с комментарием. Бизнес-процесс завершается и сделка возвращается на этап назад;
      • отклонить - отправляется уведомление с комментарием пользователю, запустившему бизнес-процесс, сделка переходит в стадию "Отклонено", бизнес-процесс завершается;

      После того, как договор согласован руководителем, он переходит на согласование следующему сотруднику.

      2. Согласование специалиста закупки.

      Аналогичным образом ставится задание. Два варианта:

      • согласовать - согласование документа переходит к следующему участнику бизнес-процесса;
      • согласовать с замечанием - формируется задача на ответственного по сделке с комментарием, что необходимо исправить). При этом в двух случаях процесс не останавливается и согласование переходит к следующей роли.

      3. Согласование бухгалтера – полностью повторяется набор действий, как и на этапе согласование специалиста закупки.

      4. Согласование юристом – аналогично согласованию руководителя, но в случае выбора отправки на доработку, формируется задача на ответственного по сделке с комментарием, что необходимо исправить. Как только задача закрывается, сделка повторно проходит согласование с юристом.

      5. Согласование финансовым директором - полностью повторяется набор действий, как и на этапе согласование юристом.

      Документ согласован - сделка автоматически переводится на стадию "Заведение скана от контрагента". Поступает задача ответственному за заведение скана.

      Когда сотрудник закрывает задачу, сделка переходит на этап "Подписание договора у генерального директора" . Подписание документа производится очно.

      Документ подписан - сделка переходит на стадию "Получение оригинала от контрагента". Ставится задача ответственному на получение оригинала. 

      На стадии "Передача в архив" ставится задача бухгалтеру о проверке и переносе документа в архив (Стадия "Архив").

      Создан контроль согласования документооборота с автоматической расстановкой задач между сотрудниками в максимально короткие сроки. Берите решение себе на заметку и стучитесь к нам - мы будем рады помочь вам с реализацией задуманного!


      Поделиться
      Назад к списку
      Это интересно
      • Журнал обучения персонала: как реализовать на универсальном списке Битрикс24
        Журнал обучения персонала: как реализовать на универсальном списке Битрикс24
        26 мая 2022
      • Визуализация карточек сделок и дел в канбане
        Визуализация карточек сделок и дел в канбане
        24 мая 2022
      • Изменение цен на тарифы техподдержки и сопровождения в Соли.
        Изменение цен на тарифы техподдержки и сопровождения в Соли.
        17 мая 2022
      • Отчет по трудозатратам для клиентов!
        Отчет по трудозатратам для клиентов!
        17 мая 2022
      • Синхронизация пользователей сайта с CRM Битрикс24
        Синхронизация пользователей сайта с CRM Битрикс24
        17 мая 2022
      • Смена ответственного в карточке сделки с автозаменой в привязанных задачах
        Смена ответственного в карточке сделки с автозаменой в привязанных задачах
        26 апреля 2022
      • 4 из 6 наград в CRM Rating в копилке Соли!
        4 из 6 наград в CRM Rating в копилке Соли!
        22 апреля 2022
      • Дополнительный рубрикатор задач по функциональным направлениям
        Дополнительный рубрикатор задач по функциональным направлениям
        19 апреля 2022
      • Российский сервис email-рассылок. Подключаем Mailganer к Битрикс24
        Российский сервис email-рассылок. Подключаем Mailganer к Битрикс24
        14 апреля 2022
      • Соль стала Золотым партнером в Казахстане!
        Соль стала Золотым партнером в Казахстане!
        13 апреля 2022
      • Автоматическая корректировка дат оплат в элементе смарт-процесса
        Автоматическая корректировка дат оплат в элементе смарт-процесса
        12 апреля 2022
      • Заявки для Helpdesk в Битрикс24
        Заявки для Helpdesk в Битрикс24
        5 апреля 2022
      • Контроль подрядчиков проекта при помощи смарт-процесса
        Контроль подрядчиков проекта при помощи смарт-процесса
        29 марта 2022
      • Система бронирования зон отдыха при помощи Битрикс24
        Система бронирования зон отдыха при помощи Битрикс24
        22 марта 2022
      • Запуск CRM в редакции Интернет-магазин + CRM
        Запуск CRM в редакции Интернет-магазин + CRM
        15 марта 2022
      • Лента комментариев смарт-процесса "Согласование документов"
        Лента комментариев смарт-процесса "Согласование документов"
        1 марта 2022
      • Сквозной нумератор для регистрации корреспонденции в смарт-процессах
        Сквозной нумератор для регистрации корреспонденции в смарт-процессах
        22 февраля 2022
      • Автоматическое составление контент-плана при помощи смарт-процессов
        Автоматическое составление контент-плана при помощи смарт-процессов
        15 февраля 2022
      • Четыре умных сценария для вашей CRM
        Четыре умных сценария для вашей CRM
        8 февраля 2022
      • Будим "спящих" клиентов при помощи модуля для CRM
        Будим "спящих" клиентов при помощи модуля для CRM
        1 февраля 2022
      Категории
      • Инструкции и чек-листы113
      • Кейсы и наработки207
      Боковой баннер
      © 2022 «СОЛЬ»
      Услуги
      Внедрение
      Техподдержка
      Настройка Битрикс24
      Уроки
      Импортозамещение
      Связаться с нами
      Служба заботы
      Позвонить
      Написать на почту
      Подписаться
      youtube Вконтакте Яндекс.Дзен telegram
      1-й Верхний переулок, 12 лит А,
      офис 202
      8 (800) 350-80-14 hello@saltpro.ru