Настройка рабочих графиков в Битрикс24 и прав доступа к ним

Для того, чтобы вы могли отслеживать, когда начинают и заканчивают сотрудники свой рабочий день, в арсенале Битрикс24 имеется возможность настроить рабочие графики и вести по ним учёт рабочего времени.

Примечание: работа с рабочими графиками доступна только на тарифе Компания.

Чтобы настроить доступ сотрудников к просмотру и изменению рабочих графиков, перейдите в раздел Время и отчеты > Права доступа. 

Создайте роль (кнопка «Добавить» или выберете существующую и перейдите к её редактированию (кнопка «карандашик»):

На вкладке настройки роли установите значения напротив сущности Рабочие графики в столбце Чтение – Чтение всех рабочих графиков (возможность просматривать настройки всех графиков) и в столбце Изменение – Редактирование всех рабочих графиков (возможность изменять настройки всех графиков). Нажимаем Сохранить:

Далее необходимо соотнести пользователей к роли с нужными правами. Для этого нажмите Добавить право доступа:

В открывшейся вкладке выберете сотрудников, для которых необходимо предоставить полный доступ к рабочим графикам (это могут быть конкретные сотрудники, группы или целые отделы):

Соотнесите выбранных пользователей с ролью и нажмите Сохранить:

Теперь можно перейти к созданию рабочих графиков.

Перейдите в раздел Время и отчеты > Рабочие графики:

На данной странице будут представлены все существующие рабочие графики портала. Для добавления нового нажмите кнопку «Добавить график»:

Откроется форма для настройки нового графика:








Разберем каждый пункт по порядку при выборе графика работы - фиксированный:

• Название графика – то, как будет называться график в списке рабочих графиков.
• Отчетный период – интервал времени, за который будут фиксироваться нарушения сотрудников (список нарушений настраивается в разделе Учет нарушений рабочего времени).
• Применить настройки к сотрудникам – выберете, на каких сотрудников или целых отделов распространяется настраиваемый график.
• Исключения – график применяется ко всем сотрудникам, за исключением указанных вами.
• Рабочее время – установите, в какие дни, какое количество часов должны работать сотрудники, а также время, отведенное на перерыв.
• Выходные и праздничные дни – выбрав год, настройте выходные и праздничные дни. Значения автоматически проставляются в зависимости от выбранного государства, в соответствии с его производственным календарем. Есть возможность добавить в ручную праздничные дни.
• Контролировать – установите, будет ли сотрудник сам начинать и завершать рабочий день или же он будет только начинать его, система сама завершит его в соответствии со значением в поле Рабочее время.
• Учет нарушений рабочего времени – установите, какие нарушения необходимо фиксировать и заносить в отчетный период

1. Начало и завершение дня – выберете один из трех вариантов: строгое (рабочий день начинается не позже и заканчивается не раньше установленного времени), интервальное (начинать и заканчивать рабочий день в указанный интервал), гибкое (устанавливается время, на которое сотрудник может опоздать при открытии смены в соответствии с рабочим временем, а также на закрытие, которое сотрудник может совершить раньше). В случае нарушений отправляются уведомления сотрудникам, которых вы определите.

2. Количество рабочих часов в день – укажите минимальную продолжительность рабочего дня. Если сотрудник отработает меньшее количество часов – отправится уведомление сотрудникам, которых вы определите.

3. Допустимое редактирование рабочего дня сотрудником – укажите, на какой промежуток времени сотрудник может подвинуть начало\конец рабочего дня. В случае нарушения – отправится уведомление сотрудникам, которых вы определите.

4. Допустимая недоработка за отчетный период – укажите количество часов, которое допускается не доработать. Если значение окажется больше – отправится уведомление сотрудникам, которых вы определите.

    

• Учет нарушений рабочего времени – установите, какие нарушения необходимо фиксировать и заносить в отчетный период.

1. Допустимое редактирование рабочего дня сотрудником – укажите, на какой промежуток времени сотрудник может подвинуть начало\конец рабочего дня. В случае нарушения – отправится уведомление сотрудникам, которых вы определите.
2. На сколько можно опоздать – установите время, на которое сотрудник может задержаться с открытием рабочего дня. В случае нарушения – будет засчитан прогул в графике смен и отправится уведомление сотрудникам, которых вы определите.
   
3. Невыход на смену – отправка уведомления выбранным сотрудникам, если пользователь не начал рабочий день в течение смены.
   
4. На сколько раньше можно открывать смену – сотрудник может открыть рабочий день, не дожидаясь установленного начала смены.
   

Благодаря гибкой настройке рабочих графиков вы можете создавать их согласно специфики вашей работы компании. Например, для сотрудников компании, которые работают в разных подразделениях, вы можете установить разные рабочие графики. Для отдела производства установим, что сотрудники работают с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00:

Для отдела продаж создадим посменный график и добавим две смены: утреннюю (7:00-16:00) и вечернюю (16:00-01:00):

Далее необходимо распределить смены между сотрудниками. Чтобы это сделать, перейдите в настройки посменного графика и выберете пункт Расписание:


Или перейдите в посменный график и нажмите Распределить смены:



Откроется вкладка для редактирования смен сотрудников:


Для того, чтобы добавить смену, наведите на нужный день напротив конкретного сотрудника (в ячейке, в зависимости от того, верхней или нижней части будет курсор, выберется утренняя или вечерняя смена).

Красным подсвечиваются смены, на которые не вышел сотрудник (не начал рабочий день в системе).

Желтые смены означают, что сотрудник начал рабочий день, но в графике его смены не было.

Зеленым отображаются будущие смены сотрудников.

Настройка позволит контролировать трудовую дисциплину и выявлять ее нарушителей.

А мы поможем вам с любыми вопросами по Битрикс24. Нужна помощь? Обращайтесь в техническую поддержку!

YouTube: Кейсы, инструкции по настройке CRM, советы по продажам и маркетингу и другие полезности.