В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ факторов, влияющих на принятие решения, а ещё услышать каждого, кто участвует в процессе.
Недавно мы столкнулись вот с какой сложностью: Заказчик работает со смарт-процессами в Битрикс24. Создаёт отдельный элемент (документ) смарт-процесса и проводит его по стадиям (этапам согласования). На каждом из этапов согласования документа запускается свой бизнес-процесс, который выполняет определённую логику.
Рисунок 1. Элемент смарт-процесса "Исходящая корреспонденция". Этапы смарт-процесса.
Когда запускается бизнес-процесс, в задания БП (в левом меню) на конкретного ответственного прилетает соответствующая задача.
Сотрудник приступает к её исполнению и в поле комментарий, например, оставляет важную пометку. С помощью тега привлекает внимание нужного сотрудника. Но ни упомянутый коллега, никто из участников бизнес-процесса не получит информации из комментариев.
Рисунок 2. Поле Комментарий в карточке задания бизнес-процесса.
Нам предстояло исправить эту ошибку, так как компания активно пользуется пояснительными комментариями и как следствие теряет важную информацию.
В рамках технической поддержки коробочного Битрикс24 клиента, мы выполнили доработку системы: чтобы сотрудники не путались, мы убрали служебное поле Комментарий из заданий бизнес-процессов в этапах смарт-процесса, но добавили блок комментария в сам элемент смарт-процесса.
Рисунок 3. Поле комментарий в элементе смарт-процесса.
Теперь любой привлечённый к смарт-процессу сотрудник, оставляет комментарий в элементе, и уведомление получают все вовлечённые в согласование сотрудники.
Рисунок 4. Список уведомлений, которые получает сотрудник включенный в согласование элемента смарт-процесса.
Результат:
- Сотрудники в едином блоке комментарий элемента смарт-процесса оставляют понятным для себя образом пометки по документам.
- Уведомления о новых комментариях приходят всем сотрудникам участвующим в согласовании. Информация больше не теряется.
- История согласования документа сохраняется, и сотрудники спустя время могут просмотреть комментарии.
