Использование универсальных списков для работы с ролями в бизнес-процессах

Классическая история - клиент работает со сделками в CRM Битрикс24.

Стадии, которые проходит сделка следующие:

На каждом этапе сделки ставится определённый набор задач ответственным.

• Сбор заявки - проставляются задачи на бухгалтера и комплектовщика.
  
• Оплата заказа – проставляется задача ответственному менеджеру, проконтролировать поступления средств.
  
• Упаковка товара и оформление сопроводительных документов - задачи на упаковщика, оформляются документы у бухгалтера.
  
• Отправка заказа в ТК – проставляется задача сотруднику логистического отдела, с задачей передать трек-номер заказчику для контроля доставки.
  

Особенность расстановки задач в том, что они ставятся не роботом, а бизнес-процессом. Начиная с этапа Сбор заявки, сделка автоматически двигается по стадиям по мере завершения задач. Это позволяет создать защиту от ручного перевода сделки по стадиям.

А чтобы сотрудников не пугало редактирование участников бизнес-процесса в случае каких-либо производственных или кадровых изменений, в универсальных списках мы создали специальный список "Роли".

Ключевым сотрудникам (логист, бухгалтер и так далее) привязали роль с полномочиями в бизнес-процессе.
Бизнес-процесс обращается к универсальному списку и установленной роли, при закрытии задачи сотрудником, "понимает", что определённый этап рабочего процесса выполнен – сделка автоматически переходит на следующий этап.



Если сотрудник идёт в отпуск или увольняется, бизнес-процесс не нужно будет менять. В определённой роли просто заменяется привязка к сотруднику, и всё продолжает слаженно работать.




Почему для решения такой задачи не использовать глобальные константы? Всё дело в том, что их менять может только администратор вручную. А элементы универсального списка может менять бизнес-процесс или сотрудники, которым дали на то права.

Удобно! Не нужно править информацию в нескольких местах, например, если один и тот же ответственный получает уведомления на разных этапах сделки. Актуально, если нужной роли нет в стандартном списке.





Если вам необходимо связать воедино работы нескольких отделов компании и неоднократно обращаться, например, к логисту в вашей цепочке задач – решение будет полезно. Не исключено, какие-то вещи будет проще сделать роботами, какие-то бизнес-процессами. Как и какие? Помогут не запутаться в многообразие функционала наши специалисты, обращайтесь!