Битрикс24.Диск. Российский аналог Dropbox, Google Диск, Onedrive

Одни из важных критериев при выборе онлайн хранилища, пожалуй, всегда были его объём, надежность и стабильность работы.

Ну и ещё маленькая тележка критериев в придачу:

• бесплатный объём хранилища;
• стоимость дополнительного пространства и его лимит; 
• максимальный объём загружаемого файла;
• список форматов файлов, поддерживающих предварительный просмотр; 
• редактирование файлов на диске; 
• работа с разных устройств под одним аккаунтом; 
• совместный доступ к файлам и папкам;
• синхронизация с личным ПК и так далее.

Наши клиенты чаще всего пользуются сразу двумя-тремя облачными хранилищами, для хранения и работы с документами. Самыми популярными из них остаются: Dropbox, Google Диск, Onedrive. Мы же знакомим вас с потенциалом и возможностями работы с Битрикс24.Диск.

Что же полезного можно найти под рукой в уже установленном у себя портале? Поехали по порядку:

1. Объём хранилища данных.

Бесплатный объём хранилища - 5ГБ.
Если вам необходимо больше места - выделенный объём будет зависеть от вашего тарифного плана.

2. Хранение данных.

Диски в Битрикс24 бывают трёх видов: доступ к персональному файловому хранилищу - Мой диск, хранилищу файлов компании - Общий диск, и диски Групп.



Общий диск - удобен для хранения общей документации, доступ к которой может потребоваться любому сотруднику. Здесь могут добавлять, редактировать файлы или папки все сотрудники компании.

Любой файл из Общего диска можно подключить к своему Диску (Мой диск). И находить данные уже в своей библиотеке:



Рекомендуем завести внутренние правила работы с общим диском, иначе хранилище может быть захламлено.


Работа с файлами одинакова для всех дисков. Файлы добавляются с помощью кнопки "Добавить" и выбирается подходящий вариант из выпадающего списка. Либо через десктопное приложение путём синхронизации файлов.



Отображение папок диска, можно изменить - выбрать вид отображения: список, обычные или крупные папки.
Настроить порядок сортировки по следующим параметрам: по дате изменения, ID, названию, размеру, в обратном порядке и смешанной сортировкой.

Мой Диск - файлы доступны только вам и администратору портала. Чтобы другие пользователи могли с ними работать, вам необходимо настроить общий доступ. Выбираем файл или папку, нажимаем "Поделиться" и из выпадающего меню выбираем нужный пункт:






Загружаем в Мой диск файлы и можем работать с ними по всему Битрикс24.
Например, можем поставить задачу, и прикрепить загруженный файл:



У каждого файла имеется своя карточка, зайти в неё можно следующий образом: выбираем файл, нажимаем Подробнее.



В карточке содержится информация о владельце, размере и когда последний раз файл изменялся. А так же блок с данными, где файл используется в Битрикс24. Один и тот же файл мы можем использовать в разных задачах, обсуждениях, а в блоке будет отображена эта информация.


 
Из карточки мы можем:

• просмотреть документ - откроется встроенный вьювер;
• отредактировать его;
• загрузить новую версию - система позволяет загружать несколько версий одного и того же файла, либо если вы редактируете файл силами Битрикс24 - версии сохранятся автоматически, и будут доступны к просмотру по кнопке "Ещё" - История изменений; 
• в Истории изменений можно просмотреть все версии файла. К любой из версий можно вернуться, скачать или восстановить. Глубина версий настраивается администратором в разделе Настроек портала;
• удалить файл;
• публичная ссылка (удобна для больших файлов) - если вы хотите отправить файл, например, стороннему клиенту или коллеге, она вам пригодится; 

Добавим безопасности, установив пароль и ограничение по времени использования.

• Общий доступ: указываем сотрудников, которых вы допускаете к работе с файлом или с папкой.

Диски групп. У каждой проектной группы в Битрикс24 есть свой диск. Если вы являетесь участником группы вы имеете доступ ко всем файлам, которые хранятся в группе. Подключенный диск группы, отображается в вашем разделе Мой диск в виде папки с названием Группы.





Добавляя, изменяя в этой папке файлы, файлы также будут добавляться и изменяться на диске группы. А поскольку ваш диск синхронизируется ещё и с локальным компьютером - то изменений будут видны и на нём.


Чтобы файлы в вашем Битрикс24 не дублировались, сначала загружаете файл на Мой Диск или Диск группы, а далее используете уже загруженный файл в задачах, обсуждениях, событиях.

3. Работа с файлами. Редактирование.

Файлы мы можем отредактировать следующими инструментами:



Каким инструментом редактируется документ  по умолчанию при открытии в Битрикс24, настраивается каждым сотрудником индивидуально: нажимаем шестерёнку и пункт "Настройка работы с документами".




Открываем документ и нажимаем кнопку "Редактировать". Файл откроется при помощи внутреннего редактора Битрикс24.

4. Синхронизация диска с компьютером.

Чтобы настроить синхронизацию вам понадобиться скачать на компьютер десктопное приложение Битрикс24 и произвести некоторые настройки.





Десктопное приложение в режиме реального времени синхронизирует раздел Мой диск с жёстким диском вашего персонального компьютера.

Создаётся отдельная папка на компьютере, куда прилетают все документы, которые вы положили в облако. Все изменения по редактированию, добавлению и удалению файлов будут работать в обе стороны.

Это позволяет работать с документами даже в случае отсутствия интернета.

Открываем документ на компьютере, вносим правки, сохраняем и новая версия файла при синхронизации попадает к вам в Битрикс24.

5. Гибкие права доступа.

Вы можете не только допускать разных пользователей к своим файлам, но и наделять каждого из них различными правами.

Например, право на чтение или право на редактирование файлов. Последнее нужно выдавать только тем, кому это действительно необходимо. Остальным будет достаточно режима Чтение. Это поможет минимизировать ситуации, когда сотрудник ошибочно сможет внести изменения не в тот документ.

Если сотрудник случайно удалит файл - это не критично. В Битрикс24 файлы сначала удаляются в корзину и хранятся там в течение 30 дней. Вы можете вернуть потерянный документ в работу, восстановив его. Очистить же корзину может только сотрудник с полным доступом.

6. Место на диске.

Количество общего, занятого и доступного пространства можно узнать, открыв вкладку левого меню "Мой тариф".

Объём диска занимают все загруженные пользователями файлы. 

• В категории "Занято другим" учитываются файлы добавленные к новостям/задачам/календарям, файлы во встроенном мессенджере, вложения в пользовательские поля, записи телефонных разговоров, вложения писем и другое.

• Категория "Занято базой данных" - показывает объём базы данных вашего Битрикс24.