Проектирование системы вентиляции зданий и сооружений - направление компании-заказчика, который обратился к нам за внедрением Битрикс24. Основные клиенты — это юридические лица с заказами на поставку, проектированием и установкой закупаемого вентиляционного оборудования.
Заказчик — это проектная организация, и вполне объяснимо его желание подойти с классическим проектным подходом и к внедрению crm. Написать техническое задание и разбить все на этапы с четким определением сроков выполнения.
Мы же рекомендовали для достижения результатов и поставленных целей пойти по методу своей авторской программы внедрения.
Отправными точками проекта были следующие:
- самописная система с привычной автоматизацией внутри, непригодная для дальнейшего развития;
- решить масштабную задачу по переносу данных в Битрикс24. Переезжаем на базовую, простую и удобную платформу, доработав автоматизацию под свои процессы.
Для того чтобы не возникало вопросов и недопониманий, мы обучили фокус-группу основам системы и правилам работы по корректному заполнению данных. Рассказали и показали базовые сценарии работы. Что есть сразу и с чем нужно работать, а чего можно добиться и какие перспективы откроются…
К чему пришли и что получилось?
За основу взяли уже полюбившиеся сценарии с самописной CRM и перенесли в Битрикс24, без потерь информации. Процесс создания сценария работы фирмы получился довольно длительным и сложным.
Реализованный бизнес-процесс фактически задействовал каждое подразделение компании. И все благодаря гибким возможностям кастомизации коробочной версии продукта Битрикс24.
Поучаствуем в процессе сделки заказчика?
Стартует с менеджера по продажам: появляется заявка, которую нужно отработать и сформировать коммерческое предложение. В CRM заносится в виде сделки вручную. Запросы поступают с мероприятий, по рекомендациям довольных клиентов или по тендеру.
Если менеджеру доступен достаточный объем информации для коммерческого предложения, то сделка переводится на стадию «Подготовка коммерческого предложения». Мы встроили приложение, которое позволяет в карточке сделки посмотреть привязанные бизнесс-процессы.
Данные собраны и внесены в карточку сделки, менеджер нажимает на кнопку «Подготовить коммерческое предложение», вся информация из полей сделки (объект, мощность, местоположение и так далее) оформляется в задачу на технический отдел. Задача на технический отдел ставится в отдельном проекте со ссылкой на сделку.
Вместе с тем, запускается бизнес-процесс запроса коммерческого предложения. Тут тоже не обошлось без доработки, потому что результатом выполнения задачи должно стать предложение с рядом параметров, которые запрашивает бизнес-процесс.
Так как мы не хотели нагружать пользователя лишними переходами между заданиями и задачами (да и объяснять им, в чём разница не хотелось), мы встроили задания бизнес-процессов в задачи. Теперь, когда сотрудник брал задачу в работу, у него в карточке задачи выводились поля, которые было необходимо обязательно заполнить перед её завершением. Кроме того, постановка задачи в отдельной группе дала нам возможность вынести в левое меню отдельный пункт на перечень всех задач на подготовку КП у сотрудника, снабдив его индикатором с количеством задач в работе.
Итого: менеджер запросил предложение из сделки, в левом меню проектного отдела, появляется +1 задача на коммерческом предложении. Заходим видим задачу с информацией.
Начинаем выполнение: появляется форма, в которую вносится расчет стоимости, файл коммерческого предложения. Эти данные возвращаются обратно в сделку. После того как предложение согласовано, сделка переходит дальше.
Начинается стадия «Согласование договора и счета». Менеджер вводит ряд данных (номер договора, дата, юл, условия оплаты, гарантийный срок). На функционале списков с привязкой к сделкам реализовали хранение информации по всем договорам и коммерческим предложениям. Как следствие, на отдельной вкладке в сделке всегда можно посмотреть всю историю.
Когда согласован договор, сделка переходит на этап «Размещение заказа у поставщика». После размещения ответственный должен внести в сделку целый ряд параметров (номер заказа, срок его исполнения, условия поставки, гарантия поставщика, дата поставки в службу логистики и другое). Эта информация сохраняется в сделку и переносится на этап закупки. У закупки, как и у производства, есть отдельная группа с задачами.
По аналогии с проектным направлением мы ставим задачи с привязанными процессами. Ответственные сотрудники выполняют задачи, указывают в них все необходимые данные и процесс движется дальше, сохраняя информацию в сделке и связанных с ней списках. После того, как закупщики выполнили все свои задачи, а это и разбивка заказа на подзаказы, если закупка происходит на разных заводах, и поставка в несколько этапов, и много других неожиданных сценариев, процесс переходит в отдел логистики (разбитый на отдельные доставки).
Логисты контролируют доставку до заказчика всех частей заказа. После получения последней – менеджер по продажам наконец-то получает долгожданное оповещение о том, что заказ доставлен полностью. Теперь его задачей является связаться с клиентом, собрать обратную связь по работе и красиво завершить взаимодействие.
Запустили сложно нагруженный проект, перенесли пласт информации в новую систему.
- Встроили интерфейсы доработанных процессов, таким образом, чтобы менеджеры преимущественно работали без лишних переходов;
- Настроили роли и права на портале, с учетом правил безопасности;
- Система работает стабильно, слаженно, дает хорошую аналитику по результатам работ;
- Информация грамотно разложена внутри структуры портала.
Проект всегда может своевременно адаптироваться под требования бизнеса, развитие не составит труда, поскольку обновления производятся раз в год стандартным функционалом продукта.
А если потребуется какие-то высокотехнологичные доработки, обращение к сертифицированному интегратору решит вопрос. Мы как раз таким и являемся, поэтому с удовольствием возьмёмся и за ваш проект!
