Наш заказчик крупнейший производитель промышленной тары из пластика. В компании несколько направлений деятельности и то, что их объединяет - это работа с тендерами.
Разбираться в тонкостях конкурсных процедур не пришлось, но предстояло автоматизировать процесс согласования участия в тендере.
Для того чтобы участвовать в том или ином тендере, клиенту предстояло подать конкурсную заявку, но для начала ее необходимо было согласовать внутри компании.
Понятный цикл согласования нашей командой был укомплектован в бизнес-процесс в живой ленте портала.
При появлении нового предложения об участии в торгах сотрудниками вносится необходимая информация (ряд параметров) в заявку. Запускается бизнес-процесс в живой ленте.
Есть небольшой нюанс, как и любое согласование, тендерная процедура может происходить нелинейно.
Поэтому для начала мы разобрали и прописали роли участников, рассмотрели этапы прохождения процедуры и создали процесс, включающий в себя все эти состояния.
- подача заявки на участие;
- отправка заявки в юридическую службу;
- отправка в коммерческий отдел;
- направление в отдел логистики.
Если какой-либо отдел отклоняет заявку, то заявка отправляется на предыдущий этап, и в согласование подключается директор по развитию. На свое усмотрение, он может запустить цикл заново, согласовать «как есть», либо отклонить заявку.
При успешном согласовании, заключительным этапом бизнес-процесса является постановка задачи на ответственного сотрудника с пулом необходимых документов для участия в тендере.
Преимущества создания бизнес-процесса согласования участия в тендере:
- Ускорили внутреннюю процедуру согласования заявки. Гибкий бизнес-процесс с очень подробной информацией для сотрудников согласующих и понятного поступающего задания ответственному за тендер. Название тендера, информация по проведению, суммы и другие нюансы, без открытия лишних окон, доступны для прочтения в рамках одной задачи. Ознакомились и тут же приняли для себя рациональное решение.
- Участие в согласовании возможно с мобильных устройств. Более проблема с отсутствием лица принимающего решения так остро не стоит. Сотрудники не привязаны к рабочему месту. Удаленно можно подтвердить или отказать в решении.
- У клиента появился единый перечень всех тендеров: планируемых, действующих и проведенных. С возможностью их отбора: по статусам, этапами, согласующим лицам. Полноценная база данных всех потенциальных тендеров и принятых решений.
Созданный бизнес-процесс существенно ускорил согласование участия в тендере для заказчика. Клиент доволен результатом, и это главное! С удовольствием реализуем любую автоматизацию в Битрикс24 и для вас - обращайтесь.
