Битрикс24 и Контур.КЭДО: организуем ЭЦП и ЭДО на портале

Кадровый ЭДО с «Битрикс24.Подпись»

Решение подойдет небольшим компаниям, которые ведут документооборот вручную. Так они смогут протестировать возможности кадрового ЭДО и на своем опыте понять, какие потребности компании будут закрыты.

ЭДО с «Битрикс24.Подпись» поможет бизнесу устранить хаос во внутренней документации, быстрее собирать подписи от сотрудников, удаленным работникам не нужно будет каждый раз делать сканы или формировать PDF-файлы.

Как работает «Битрикс24.Подпись»

Рассмотрим, как работает система, на примере сотрудника, который уходит в отпуск. Работник заполняет заявление в корпоративном портале. Оно попадает в раздел бизнес-процессов руководителя, а после утверждения — в отдел кадров и бухгалтерию. На его основании будет сделан расчет отпускных. Каждый из ответственных сотрудников на своем этапе подписывает документ электронной подписью. Полностью одобренный и подписанный документ сохраняется в системе, и все ответственные получают уведомление о том, что документ подписан.

Чем удобен сервис «Битрикс24.Подпись»

• Не нужно заполнять документы вручную. Вся информация подтягивается из CRM, можно загружать новые документы или использовать шаблоны. 

• Можно выстроить любой маршрут подписания и добавить в него сколько угодно сотрудников. А еще в режиме реального времени видеть изменения статусов: кто из сотрудников согласовал документ, а кто еще в процессе ознакомления.

• Легко защитить документы от подлога и фальсификации. Подписанные с помощью «Битрикс24.Подпись» документы останутся в неизменном виде — их нельзя редактировать, вносить изменения. 

• Документы, подписанные в сервисе, имеют юридическую значимость.

• Просто систематизировать документацию и хранить ее на диске, чтобы экономить ресурсы на создании архива и иметь доступ к нужным файлам в пару кликов.

«Битрикс24.Подпись» позволяет небольшим компаниям, которые только пробуют перейти на электронный документооборот, оценить удобство системы и при этом обойтись без лишних трат на специализированное ПО.

Кадровый ЭДО с интеграцией Битрикс24 и «Контур.КЭДО»

Другой способ перейти на электронный документооборот — интегрировать в свой Битрикс24 решение «Контур.КЭДО».

Контур — это один из ведущих разработчиков продуктов для бухгалтерии и бизнеса на российском рынке. Экосистема включает множество сервисов, которые автоматизируют и упрощают внутренние бизнес-процессы компании. «Контур.КЭДО» позволяет создавать, хранить, обмениваться внутренними и кадровыми документами и подписывать их электронной подписью без дублирования в бумажном виде. 

Интеграция Битрикс24 и «Контур.КЭДО» подойдет средним и крупным компаниям, а также тем, кто работает в корпоративном портале и использует систему учета для кадровой бухгалтерии, например 1С:ЗУП.

Что дает интеграция Битрикс24 и «Контур.КЭДО»

С интеграцией специалисты компании будут работать в привычных программах, при этом смогут ускорить процесс делопроизводства и согласования. Тандем Битрикс24 и «Контур.КЭДО» полезен руководству и рядовым сотрудникам. 

Для руководителя:

• Экономия бюджета. Чтобы сотрудник ознакомился и поставил подпись,  документы не нужно распечатывать, а при удаленном формате нет необходимости отправлять с курьером или по почте. Чем больше компания, тем больше ресурсов она сможет сэкономить при организации электронного документооборота.

• Документы, сформированные и подписанные в системе, имеют юридическую значимость и предоставляются при любой проверке контролирующих учреждений, например из налоговой.

• Сотрудники смогут выполнять больший объем работы. За счет минимизации рутинных обязанностей по делопроизводству высвободится время для других задач.

• Оперативное согласование изменений внутренних регламентов всеми работниками. Руководитель увидит в системе, кто из сотрудников уже подписал документ, а кто еще нет.

Для бухгалтера:

• Специалист будет создавать документы как всегда, в обычных для себя программах и знакомых интерфейсах.

• Автоматическое подписание документов всеми ответственными лицами. Бухгалтеру не придется отвлекаться от текущих задач и напоминать коллегам, чтобы они подписали приказ или соглашение.

• Большая база актуальных шаблонов. Их использование экономит время и поможет заполнять документы без ошибок.

• Выгрузка электронных документов из сервиса «Контур.КЭДО» в локальный архив организации в любое время. Эта функция поможет, например, быстро представить документы в ИФНС для подтверждения отчетности.

• Экономия времени на сборе и согласовании документов. Их не нужно распечатывать и подолгу согласовывать у коллег. 

• Организация хранения, учета и поиска. Не придется систематизировать и подшивать бумажные копии. Электронные документы хранятся в облаке и защищены от внесения изменений. При необходимости по поиску просто найти любой файл по дате, подразделению или названию документа.

Для сотрудников:

• Уведомления о новых документах и статусах подписания приходят сотрудникам по СМС и на почту. Где бы ни находился работник, он сможет ознакомиться и подписать документ за несколько минут.

• Есть мобильная и веб-версия сервиса с удобными и понятными интерфейсами, чтобы подписать документы можно было в любой момент. Поставить подпись можно с экрана телефона или с ПК.

• Сотрудники видят только свои документы. Такие настройки позволяют сохранять конфиденциальность финансовой документации. К тому же в личных документах легко поддерживать порядок и ориентироваться. Это удобно, когда нужно, например, быстро найти справку или соглашение.

Как работает интеграция Битрикс24 и «Контур.КЭДО»

Есть два основных сценария интеграции. Первый — когда в компании есть только Битрикс24. Второй — когда есть и Битрикс24, и другая система учета, например продукты 1С. Рассмотрим подробнее.

1. Документ создается в Битрикс24.

Ответственный сотрудник создает в Битрикс24 документ, он проходит согласование в корпоративном портале. Затем Битрикс24 отправляет в «Контур.КЭДО» документ и список тех, кто должен его подписать. «Контур.КЭДО» рассылает заинтересованным сотрудникам СМС со ссылками для подписания. Они переходят и в пару кликов подписывают документ в электронном виде. В «Контур.КЭДО» проставляется отметка о подписании, эта же информация уходит в Битрикс24.

В рамках этого сценария есть возможность не отправлять документ из Битрикс24, а сформировать его сразу в «Контур.КЭДО». Для этого можно загрузить свой шаблон документа или использовать большую базу шаблонов, которая уже есть в сервисе. Из Битрикс24 в «Контур.КЭДО» нужно будет отправить Ф. И. О. сотрудников и вид документа, который необходимо подписать. «Контур.КЭДО» сам сформирует документ и отправит его на подпись сотрудникам.

2. Документ создается в системе учета, которая есть в компании, например 1С. 

Документ, созданный в 1С, попадает в «Контур.КЭДО». Контур отправляет его в Битрикс24. После получения документа в корпоративном портале будет автоматически запущен бизнес-процесс ознакомления и согласования. Например, когда приказ выходит в 1С, все сотрудники получают в Битрикс24 уведомления с ним ознакомиться. Также им приходит СМС от «Контур.КЭДО». В сообщении — ссылка, по ней можно перейти и сразу подписать документ, если нет возражений по содержанию.

Подписанный документ возвращается для хранения в «Контур.КЭДО» и в 1С.

В этом сценарии документ, созданный в 1С, синхронно появится в Битрикс24. И наоборот: документ, созданный в Битрикс24, отразится в 1С.

«Соль» поможет интегрировать модуль «Битрикс24.Подпись» или «Контур.КЭДО» в ваш корпоративный портал. На счету нашей команды более 300 успешных кейсов внедрения Битрикс24 для бизнесов в разных нишах, подбор решений для учета и кадровых задач, а также интеграции с различными сервисами. Мы изучим специфику вашего бизнеса и разработаем индивидуальный план интеграции, чтобы наладить кадровый электронный документооборот и максимально закрыть бизнес-потребности вашей команды. 

Чтобы получить больше информации или интегрировать инструменты для кадрового электронного документооборота на свой корпоративный портал, заполните форму.